Software · Verkoop & klanten

Ticketing & helpdesk

Elke vraag of melding krijgt een nummer, een eigenaar en een opvolging, via welk kanaal ze ook binnenkomt.

Een gedeelde mailbox is geen helpdesk

Vijf collega's lezen dezelfde mailbox. Soms antwoorden er twee op dezelfde vraag, soms niemand, want iedereen dacht dat een ander het zou oppakken. Wat telefonisch gemeld werd, staat op een kleefbriefje. Wij bouwen een ticketsysteem op maat van een kmo: elke vraag wordt een ticket met een eigenaar, een prioriteit en een historiek. Het ticket kent de klant, zijn contract en zijn installaties omdat het verbonden is met uw andere systemen. U ziet wat openstaat en wat te lang blijft liggen.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Elke melding heeft een eigenaar

Een ticket staat op naam van één persoon of team. Dubbele antwoorden en vergeten vragen verdwijnen omdat duidelijk is wie aan zet is.

Context bij de hand

Naast het ticket ziet de medewerker het contract, eerdere meldingen en de producten van de klant. Opzoeken in andere schermen is niet nodig.

Zicht op werkdruk en weerkerende vragen

U volgt op hoeveel er binnenkomt, hoe lang de afhandeling duurt en welke onderwerpen blijven terugkeren, zodat u de oorzaak kunt wegnemen.

Wat de software doet

01Kanalen

E-mail, formulier en telefoon

Mails naar uw supportadres en ingevulde formulieren worden automatisch een ticket. Een telefonische melding registreert u in enkele velden.

Portaal voor de melder

Klanten of collega's dienen een melding in, volgen de status en vullen aan met schermafdrukken of foto's, zonder heen-en-weer mailen.

02Afhandeling

Toewijzing en prioriteit

Regels sturen een ticket naar het juiste team op basis van onderwerp, klant of contract. Dringende meldingen komen bovenaan.

Interne notities en doorgeven

Collega's overleggen in het ticket zonder dat de klant meeleest. Bij overdracht reist de volledige voorgeschiedenis mee.

03Afspraken en verbetering

Reactie- en oplostermijnen

Per contracttype stelt u termijnen in. Het systeem waarschuwt wanneer een ticket de afgesproken termijn dreigt te overschrijden.

Standaardantwoorden en kennisartikelen

Veelgestelde vragen beantwoordt u met een nagekeken tekst. Een goede oplossing bewaart u als artikel voor de volgende keer.

Tickets uit mailbox, webformulier en API

Koppeling met klantfiche, contract en installatie

Tijdsregistratie per ticket voor facturatie

Rapporten per klant, onderwerp en medewerker

In de praktijk

Voorbeeldscenario

IT-dienstverlener voor lokale bedrijven

Van gedeelde mailbox naar tickets met contract en tijdsregistratie

Uitdaging: Alle supportvragen kwamen toe in één mailbox en op de algemene telefoon. Wie de vraag las, loste ze op of liet ze staan. Gepresteerde tijd werd achteraf uit het geheugen genoteerd, waardoor prestaties buiten contract vaak niet aangerekend werden.
Aanpak: Wij bouwden een ticketsysteem dat mails omzet in tickets en de afzender koppelt aan klant en contract. Techniekers registreren hun tijd in het ticket. Aan het einde van de maand gaan de prestaties buiten contract als factuurvoorstel naar de administratie.
Resultaat: Elke vraag heeft een verantwoordelijke en de klant krijgt een ontvangstbevestiging met ticketnummer. Tijd wordt genoteerd op het moment zelf, en werk buiten contract komt op de factuur terecht.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Wanneer heeft een kmo een ticketsysteem nodig?

Zodra meer dan één persoon vragen behandelt en u niet meer in één oogopslag ziet wat openstaat. Signalen zijn dubbele antwoorden, klanten die moeten herhalen wat ze al vertelden en vragen die blijven liggen bij afwezigheid. Het hoeft geen zwaar systeem te zijn: een eenvoudige flow met eigenaar en status lost het meeste al op.

Is een ticketsysteem ook bruikbaar voor interne vragen?

Ja. Dezelfde aanpak werkt voor interne IT-vragen, meldingen aan de technische dienst, vragen aan HR of defecten in een gebouw. Medewerkers melden via een formulier of een e-mailadres en volgen hun vraag op. Voor de afdeling die ze behandelt, wordt zichtbaar hoeveel werk er binnenkomt en waar de tijd naartoe gaat.

Kan AI helpen bij het behandelen van tickets?

Op een verstandige manier wel. AI kan een binnenkomend ticket samenvatten, een categorie en prioriteit voorstellen en een conceptantwoord klaarzetten op basis van uw kennisartikelen. De medewerker leest na en beslist. Wij zetten dat in waar het tijd wint en houden gevoelige gegevens binnen een omgeving die u controleert: op uw eigen server of in een private cloud.

Alle software →

Klantendienstsoftware

Telefoon, mail, chat en webformulier in één werkscherm, met de volledige klantgeschiedenis ernaast.

Kennisbanksoftware

Werkwijzen, antwoorden en afspraken op één doorzoekbare plek voor heel uw team.

AI-e-mailverwerking

Inkomende mails gesorteerd, uitgelezen en omgezet in orders, tickets en taken.

IT-dienstverleners

Tickets, contracten en terugkerende facturatie die elkaar eindelijk kennen.

E-mailintegratie

Mails van en naar klanten staan bij het dossier, en uw software verstuurt berichten die aankomen.

Ook in Verkoop & klanten