Software · Documenten & data

Kennisbanksoftware

Werkwijzen, antwoorden en afspraken op één doorzoekbare plek voor heel uw team.

Kennis in één hoofd is een bedrijfsrisico

Hoe stelt u die oude machine opnieuw af? Wat is er indertijd met die klant afgesproken? Hoe verwerkt u een retour uit het buitenland? Het antwoord zit in het hoofd van één ervaren collega, die daarvoor de hele dag door gestoord wordt. En op een dag gaat hij met pensioen. Wij bouwen een kennisbank waarin werkwijzen, veelgestelde vragen en afspraken helder beschreven staan, snel te doorzoeken en gemakkelijk actueel te houden.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Minder afhankelijk van enkelingen

Kennis die vastgelegd is, blijft in het bedrijf bij ziekte, verlof of vertrek. Ervaren mensen worden minder vaak onderbroken.

Nieuwe collega's sneller zelfstandig

Wie start, vindt zelf hoe iets gedaan wordt, met schermafbeeldingen of foto's. De peter of meter hoeft niet alles mondeling over te dragen.

Eén antwoord op dezelfde vraag

Klantendienst en buitendienst geven hetzelfde, nagekeken antwoord. Tegenstrijdige uitleg aan klanten wordt zeldzaam.

Wat de software doet

01Vastleggen

Artikels met tekst, beeld en video

Een procedure wordt geschreven in een eenvoudige editor, met foto's van de werkvloer of een kort filmpje waar woorden tekortschieten.

Sjablonen per soort kennis

Een werkinstructie, een storingsoplossing en een klantafspraak hebben elk een vaste opbouw. Schrijven gaat vlotter, lezen ook.

02Vinden

Zoeken op betekenis

De zoekfunctie begrijpt verwante termen en tikfouten. Wie het vakjargon nog niet kent, vindt toch het juiste artikel.

Kennis waar ze nodig is

Bij een ticket, een artikel of een machine in uw bedrijfssoftware verschijnen de bijhorende kennisartikels, zonder apart te moeten zoeken.

03Actueel houden

Eigenaar en herzieningsdatum

Elk artikel heeft een verantwoordelijke en een datum waarop het nagekeken moet worden. Verouderde inhoud komt vanzelf boven.

Feedback van lezers

Een medewerker meldt met een klik dat iets niet klopt of ontbreekt. De eigenaar krijgt een taak om het artikel bij te werken.

Zoekfunctie op volledige tekst en betekenis

Rechten per team, intern of publiek voor klanten

Versiehistoriek en herzieningsdata per artikel

Koppeling met ticketing en AI-assistent

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Machinebouwer met servicetechniekers

Storingskennis van de oudste technieker beschikbaar voor de hele dienst

Uitdaging: Jongere techniekers belden bij een lastige storing naar één ervaren collega. Die loste het telefonisch op, maar noteerde niets. Bij zijn afwezigheid duurde een interventie merkbaar langer en moest er soms een tweede bezoek volgen.
Aanpak: Wij bouwden een kennisbank met een vast sjabloon voor storingen: symptoom, oorzaak, oplossing, benodigde onderdelen. De ervaren technieker sprak zijn oplossingen in, die werden uitgeschreven en nagelezen. De artikels zijn op tablet raadpleegbaar per machinetype.
Resultaat: Techniekers zoeken eerst op het symptoom en vinden vaak een beschreven oplossing. Nieuwe storingen worden na de interventie toegevoegd. De ervaren collega wordt minder gebeld en gebruikt zijn tijd voor de werkelijk nieuwe problemen.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Hoe zorgen wij ervoor dat medewerkers de kennisbank ook echt invullen?

Door schrijven gemakkelijk te maken en het op het juiste moment te vragen. Een vast sjabloon, inspreken in plaats van typen en een knop om van een opgelost ticket een artikel te maken, verlagen de drempel. Even belangrijk is dat leidinggevenden ernaar verwijzen: wanneer het antwoord op een vraag een link is, groeit het gebruik.

Kan een kennisbank ook voor onze klanten opengesteld worden?

Ja. Artikels krijgen een zichtbaarheid: intern, voor bepaalde teams, of publiek. Zo kunt u handleidingen en antwoorden op veelgestelde vragen aanbieden op uw website of in een klantenportaal, terwijl interne werkwijzen afgeschermd blijven. Klanten die zelf hun antwoord vinden, hoeven uw klantendienst niet te bellen.

Wat is de meerwaarde van AI in een kennisbank?

AI kan een vraag in gewone taal beantwoorden op basis van uw eigen artikels, met een verwijzing naar de bron. Dat werkt alleen goed als de inhoud klopt en actueel is: een assistent die put uit verouderde procedures, geeft overtuigend een fout antwoord. Daarom bouwen wij eerst de kennisbank en het beheer, en daarna pas de assistent erbovenop. Beide draaien desgewenst op uw eigen server, zodat interne werkwijzen binnenshuis blijven.

Alle software →

AI-assistent voor medewerkers

Een interne assistent die uw procedures, dossiers en cijfers kent en meehelpt.

Intranet

Eén startpagina waar elke medewerker nieuws, procedures, formulieren en collega’s terugvindt.

Onboardingsoftware

Een nieuwe collega heeft op dag één zijn materiaal, zijn toegangen en een duidelijk programma.

Medewerkeronboarding

Laptop, toegang, contract en werkkledij klaar op de eerste werkdag.

Ticketing & helpdesk

Elke vraag of melding krijgt een nummer, een eigenaar en een opvolging, via welk kanaal ze ook binnenkomt.

Ook in Documenten & data