Software · Verkoop & klanten

Contractbeheer

Alle contracten met klanten en leveranciers vindbaar, met looptijden, opzegdata en indexeringen bewaakt.

Het contract dat stilzwijgend verlengd werd, kent u vast

Het onderhoudscontract zit in een map, de bijlage in een mailbox en de opzegtermijn in niemands agenda. U merkt de verlenging wanneer de factuur binnenkomt. Aan de verkoopzijde gebeurt het omgekeerde: een contract met een klant loopt af zonder dat iemand een voorstel tot verlenging stuurde, of de afgesproken indexering wordt jaar na jaar vergeten. Wij bouwen contractbeheer dat elk contract bewaart met zijn kerngegevens en u verwittigt voor een datum verstrijkt, zodat u beslist in plaats van ondergaat.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Termijnen die zichzelf melden

Einddatum, opzegtermijn en herzieningsmoment staan bij elk contract. De verantwoordelijke krijgt een herinnering wanneer er nog tijd is om te handelen.

Afspraken terugvinden zonder zoeken

De getekende versie, bijlagen en latere aanpassingen staan samen, doorzoekbaar op partij, type of woord. Vertrouwelijke stukken bewaart u op uw eigen server of in een private cloud.

Inkomsten die u niet laat liggen

Indexeringen en prijsherzieningen worden op het afgesproken moment voorgesteld en na akkoord doorgezet naar de facturatie.

Wat de software doet

01Contractregister

Fiche met kerngegevens

Partijen, start en einde, verlenging, opzegvoorwaarden, bedragen en verantwoordelijke. Per contracttype bepaalt u welke velden verplicht zijn.

Documenten en versies

Ontwerpen, de getekende versie en latere addenda blijven bij elkaar. U ziet in één blik welk document vandaag geldt.

02Opvolging

Herinneringen en taken

Voor elke belangrijke datum wordt een taak aangemaakt bij de juiste persoon, met een escalatie naar een collega wanneer er niets gebeurt.

Verlengen, heronderhandelen of opzeggen

De beslissing en de reden worden vastgelegd bij het contract. Een verlengingsvoorstel of opzegbrief vertrekt uit een sjabloon.

03Van opmaak tot factuur

Sjablonen en digitale ondertekening

Nieuwe contracten worden opgebouwd uit goedgekeurde clausules, intern nagekeken en digitaal getekend door beide partijen.

Koppeling met facturatie

Periodieke bedragen uit het contract sturen de terugkerende facturen aan. Een indexering past de volgende factuur vanzelf aan.

Klant-, leveranciers- en huurcontracten samen

Zoeken in de volledige tekst van documenten

Toegang per afdeling of per contracttype

Overzicht van verplichtingen per maand of jaar

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Facilitair dienstverlener

Onderhoudscontracten met indexering die eindelijk toegepast wordt

Uitdaging: Het bedrijf had tientallen onderhoudscontracten met elk hun eigen looptijd en indexeringsclausule. Die stonden in pdf's op een gedeelde schijf. Indexeringen werden alleen toegepast wanneer iemand eraan dacht, en klanten zegden op zonder dat er vooraf een gesprek was geweest.
Aanpak: Wij bouwden een contractregister en namen de bestaande contracten erin op met hun kerngegevens. Het systeem stelt op de afgesproken datum de indexering voor en maakt ruim voor de einddatum een taak aan voor de accountverantwoordelijke.
Resultaat: Indexeringen worden systematisch voorgesteld en na goedkeuring gefactureerd. Accountverantwoordelijken spreken klanten aan voor het contract afloopt, en de zaakvoerder ziet de terugkerende omzet per periode.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Hoe houden wij opzegtermijnen van contracten in het oog?

Door ze uit het document te halen en als datum te registreren. Zolang een termijn alleen in de tekst staat, ziet niemand hem aankomen. In contractbeheer krijgt elk contract een einddatum en een uiterste opzegdatum, met herinneringen naar een verantwoordelijke en een vervanger. Zo hangt de opvolging niet af van het geheugen van één persoon.

Kunnen onze bestaande contracten ingeladen worden?

Ja. Wij importeren uw documenten en helpen bij het vastleggen van de kerngegevens. Tekstherkenning en AI kunnen data en partijen voorstellen uit gescande contracten, maar een medewerker controleert die voorstellen. Begin met de contracten die het zwaarst wegen. De rest volgt wanneer ze voor verlenging voorbijkomen.

Is contractbeheer ook nuttig voor leverancierscontracten?

Zeker. Aan de aankoopzijde lopen vaak abonnementen, leasings, verzekeringen en onderhoudscontracten die stilzwijgend doorlopen. Een overzicht van wat u betaalt, aan wie en tot wanneer, levert geregeld besparingen op, alleen al omdat u op tijd kunt heronderhandelen of opzeggen wat u niet meer gebruikt.

Alle software →

Contractverlenging

Elke vervaldatum op tijd in beeld, met een voorstel dat klaarstaat voor de klant erom vraagt.

Abonnementsfacturatie

Terugkerende facturen voor contracten, licenties en onderhoud die elke periode correct vertrekken.

Digitaal ondertekenen

Offertes, contracten en werkbonnen getekend terug zonder printen, scannen of nabellen.

Documentbeheer (DMS)

Eén plek voor contracten, plannen en dossiers, met versies en rechten die kloppen.

Digitale handtekeningflow

Contracten en offertes getekend terug zonder afdrukken, scannen of nabellen.

Ook in Verkoop & klanten