AI-e-mailverwerking
Inkomende mails gesorteerd, uitgelezen en omgezet in orders, tickets en taken.
Uw info@-mailbox is geen takenlijst
Bestellingen, prijsvragen, klachten, facturen, sollicitaties en reclame komen allemaal in dezelfde mailbox terecht. Iemand leest alles, stuurt door, tikt over in het ERP en hoopt dat niets tussen de plooien valt. Op drukke dagen blijft een dringende mail uren ongelezen. Wij bouwen e-mailverwerking met AI die elke mail begrijpt, toewijst aan de juiste persoon of het juiste proces, de gegevens eruit haalt en een antwoord voorbereidt dat uw medewerker alleen nog moet nalezen.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Dringend komt eerst
Een klant met een stilstaande installatie wordt herkend en meteen gemeld, ook als zijn mail tussen nieuwsbrieven en offertes zit.
02
Van mail naar record zonder tikken
Artikelnummers, aantallen, leveradres en referentie worden uit de mail en de bijlage gehaald en als order of ticket klaargezet.
03
Antwoorden in uw toon
Voor terugkerende vragen stelt de AI een antwoord op met de juiste gegevens uit uw systemen. Uw medewerker beslist of het zo vertrekt. Zo zit de AI in uw proces, niet ernaast.
Wat de software doet
01Sorteren
Herkennen van intentie en urgentie
Elke mail wordt ingedeeld als bestelling, offertevraag, klacht, factuur of iets anders, met een inschatting van hoe dringend hij is.
Toewijzen aan persoon of team
Op basis van onderwerp, klant en werkverdeling komt de mail bij de juiste collega of in de juiste wachtrij terecht.
02Uitlezen
Gegevens uit tekst en bijlagen
Bestelbonnen in pdf, lijstjes in de mailtekst en doorgestuurde berichten worden gelezen en omgezet naar gestructureerde lijnen.
Afzender koppelen aan uw klant
De afzender wordt opgezocht in uw CRM of ERP, zodat prijsafspraken, openstaande orders en vorige contacten meteen bij de mail staan.
03Afhandelen
Voorstel van antwoord
De AI schrijft een ontwerp met leverdatum, orderstatus of gevraagde informatie. Verzenden gebeurt na nazicht of, voor eenvoudige gevallen, automatisch.
Opvolging van onbeantwoorde mails
Mails die te lang zonder reactie blijven, komen opnieuw bovenaan of worden gemeld aan een verantwoordelijke.
■Classificatie van mails per type en urgentie
■Extractie uit mailtekst en pdf-bijlagen
■Antwoordvoorstellen met gegevens uit uw systemen
■Werkt met gedeelde mailboxen via standaardprotocollen
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Groothandel in sanitair en verwarming
Bestellingen per mail die als orderregels in het ERP verschijnen
- Uitdaging
- Installateurs bestelden per mail, vaak vanaf de werf en in hun eigen woorden: een foto van een lijstje, een artikelomschrijving zonder nummer. De binnendienst tikte alles over en zocht artikelen op. In de ochtendpiek liep de verwerking achter en vertrokken leveringen later.
- Aanpak
- Wij bouwden een verwerking die bestelmails herkent, de gevraagde artikelen koppelt aan de catalogus en een orderontwerp aanmaakt bij de juiste klant. Onzekere artikelen worden gemarkeerd met de meest waarschijnlijke kandidaten. De binnendienst bevestigt het ontwerp.
- Resultaat
- De medewerkers controleren en bevestigen in plaats van te tikken. Bestellingen uit de vroege ochtend staan klaar wanneer het magazijn begint te picken. Mails die geen bestelling zijn, belanden niet langer tussen de orders.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan AI bestellingen verwerken die klanten in vrije tekst mailen?
Ja, dat is een van de sterkste toepassingen. De AI herkent artikelen op nummer, omschrijving of zelfs op een eigen benaming van de klant, zeker wanneer zijn bestelhistoriek geraadpleegd kan worden. Onduidelijke lijnen worden niet geraden maar voorgelegd. Zo wint u de tijd op de duidelijke bestellingen en blijft de controle waar ze nodig is.
Leest de AI dan al onze mails mee?
Alleen de mailboxen die u aanduidt, typisch gedeelde adressen zoals bestellingen of info. Persoonlijke mailboxen blijven erbuiten tenzij u dat anders wilt. Wij spreken af waar de verwerking gebeurt, desgewenst op uw eigen server of in een private cloud, en hoe lang gegevens bewaard worden, en houden rekening met de GDPR. Uw medewerkers en, waar nodig, uw klanten worden daarover correct geïnformeerd.
Verstuurt de AI zelfstandig antwoorden naar onze klanten?
Alleen als u dat wilt en alleen voor de types die u vrijgeeft. De meeste kmo's starten met ontwerpen die een medewerker naleest. Wanneer blijkt dat bepaalde antwoorden, zoals een ontvangstbevestiging of een orderstatus, vrijwel altijd ongewijzigd vertrekken, kunnen die automatisch verzonden worden. De rest blijft langs een mens gaan.
Ook in AI & automatisering
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?