Software · ERP & operaties

Verhuursoftware

Beschikbaarheid, contracten, uitgifte, retour en facturatie van uw verhuurvloot in één toepassing.

Weet wat verhuurd is, wat terug is en wat gefactureerd is

Een klant belt voor een minigraver vanaf maandag. U kijkt op het planbord, loopt naar buiten om te zien of hij er staat en hoopt dat de vorige huurder hem op tijd terugbrengt. Achteraf blijkt dat drie extra huurdagen nooit aangerekend zijn. Wij bouwen verhuursoftware rond uw manier van verhuren: per dag, per week, met of zonder transport, met waarborg en schadeopvolging. Reservatie, contract, uitgifte en factuur hangen aan elkaar, zodat er geen huurdag tussen de plooien verdwijnt.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Beschikbaarheid in één oogopslag

Het planbord toont per toestel wat gereserveerd, uitgegeven, in onderhoud of vrij is. Dubbel toezeggen aan de telefoon behoort tot het verleden.

Elke huurdag aangerekend

De factuur wordt berekend op de werkelijke uit- en retourdatum. Verlengingen, laattijdige retours en brandstof komen er zonder zoekwerk bij.

Bewijs bij schade

Foto's en een handtekening bij uitgifte en terugname maken discussies over krassen of ontbrekende toebehoren een stuk korter.

Wat de software doet

01Reservatie en planning

Planbord per toestel of categorie

Reserveer een specifiek toestel of een type. Het systeem wijst bij uitgifte het best beschikbare exemplaar toe en waarschuwt bij overlapping.

Levering en ophaling

Brengt u het materiaal zelf naar de werf, dan plant u het transport mee in en ziet de chauffeur zijn ritten met adres en contactpersoon.

02Uitgifte en retour

Digitaal huurcontract

Het contract wordt opgemaakt uit de reservatie en ter plaatse getekend op een tablet. De klant ontvangt zijn exemplaar per e-mail.

Controle bij terugname

Een checklist per toesteltype leidt de medewerker door de controle: tellerstand, brandstof, toebehoren en zichtbare schade met foto.

03Facturatie en vloot

Tarieven en periodefacturen

Dag-, week- en maandtarieven, staffels en klantafspraken worden toegepast. Lange verhuringen factureert u tussentijds per periode.

Onderhoud en keuringen

Een toestel dat aan onderhoud of keuring toe is, wordt geblokkeerd voor verhuur tot het weer vrijgegeven is door de technieker.

Verhuur per stuk, per serienummer of per aantal

Waarborgen en schadedossiers per contract

Facturen per e-mail of portaal naar uw klant

Koppeling met boekhouding en onderhoudsplanning

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Verhuurder van bouwmachines

Van whiteboard en bonnenboekje naar één verhuurplanning

Uitdaging: De planning stond op een bord in het kantoor, contracten werden met de hand geschreven. Wie op de baan was, kon niets nakijken. Verlengingen werden telefonisch afgesproken en niet altijd genoteerd, waardoor facturen te laag uitvielen of te laat vertrokken.
Aanpak: Wij bouwden een planbord met reservaties, een uitgifte- en retourflow op tablet en een facturatie die vertrekt van de werkelijke data. Het onderhoudsschema van de machines is eraan verbonden en de facturen gaan door naar het boekhoudpakket.
Resultaat: De balie ziet aan de telefoon wat vrij is. Verlengingen staan in het contract en komen op de factuur terecht. De zaakvoerder ziet per machine hoe vaak ze buiten is en welke toestellen vooral stilstaan.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Is standaard verhuursoftware niet voldoende voor ons bedrijf?

Voor eenvoudige verhuur per dag kan dat volstaan. Maatwerk wordt interessant wanneer uw tarieven, combinaties of werkwijze afwijken: verhuur met bediener, sets die samen uitgaan, verbruiksgoederen op hetzelfde contract of eigen transport. Maatwerk is daarbij niet duurder dan een pakket: u betaalt geen licentie per gebruiker en geen functies die u nooit gebruikt.

Kunnen klanten zelf online materiaal reserveren?

Ja, wij kunnen een reservatiemodule op uw website of in een klantenportaal voorzien. Klanten zien de beschikbaarheid in de gevraagde periode en dienen een aanvraag in. U kiest of die meteen bevestigd wordt of eerst langs uw balie passeert, wat bij grotere machines vaak verstandig is.

Hoe wordt schade aan verhuurd materiaal opgevolgd?

Bij uitgifte en terugname legt de medewerker de staat vast met foto's en een checklist. Wordt er schade vastgesteld, dan start een schadedossier dat aan het contract hangt, met de herstelkost en eventuele verrekening met de waarborg. Het toestel blijft geblokkeerd tot de herstelling afgemeld is.

Alle software →

Verhuurbedrijven

Beschikbaarheid, contracten, leveringen en schade opgevolgd per toestel en per huurperiode.

Assetmanagement

Een actueel register van machines, toestellen en materieel: waar het is, wie het gebruikt en in welke staat.

Onderhoudsbeheer (CMMS)

Plan onderhoud, registreer storingen en bewaar de historiek van elke machine en installatie.

Reserveringssoftware

Uw klanten boeken zelf een tafel, kamer, zaal of toestel, en uw agenda blijft kloppen.

Order-to-cash

Van bevestigde bestelling tot geld op de rekening: elke schakel zichtbaar en aan elkaar gekoppeld.

Ook in ERP & operaties