Orderbeheer
Elk order op één plaats, van eender welk kanaal het binnenkomt tot het geleverd is.
Waar zit mijn bestelling? U weet het zonder rond te bellen
Orders komen binnen langs alle kanten: per mail met een pdf, via de webshop, telefonisch bij de binnendienst, via een vertegenwoordiger. Elk kanaal heeft zijn eigen lijstje. Belt een klant met een vraag, dan moet iemand eerst uitzoeken wie het order behandelt en of het al vertrokken is. Wij bouwen orderbeheer dat alle kanalen samenbrengt in één orderboek, met dezelfde controles, dezelfde statussen en één antwoord op de vraag waar een bestelling staat.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Eén orderboek voor alle kanalen
Een webshoporder en een telefonische bestelling doorlopen dezelfde stappen. Uw binnendienst werkt uit één lijst in plaats van uit vier postvakken.
02
Antwoord tijdens het gesprek
Wie de telefoon opneemt, ziet per orderlijn wat gereserveerd, gepickt, verzonden of in backorder is, met de verwachte datum erbij.
03
Fouten tegengehouden bij invoer
Onbekende artikelcodes, afwijkende prijzen of een geblokkeerde klant worden gesignaleerd bij het aanmaken, niet wanneer de vrachtwagen geladen is.
Wat de software doet
01Orderinname
Kanalen samenbrengen
Orders uit webshop, EDI, klantenportaal en ingelezen e-mails worden omgezet naar hetzelfde formaat en verschijnen in dezelfde werklijst.
Snelle manuele invoer
Voor telefonische bestellingen is er een invoerscherm met zoeken op klantartikelcode, vorige bestellingen en de prijs die voor die klant geldt.
02Verwerking
Beschikbaarheid en toewijzing
Bij bevestiging wordt voorraad gereserveerd. Wat niet leverbaar is, krijgt een verwachte datum op basis van lopende aankopen of productie.
Deelleveringen en backorders
U beslist per klant of orders gesplitst mogen worden. Naleveringen worden opgevolgd tot de laatste lijn de deur uit is.
03Communicatie
Orderbevestiging en updates
De klant krijgt een bevestiging met de leverdata per lijn en een bericht bij verzending of vertraging, zonder dat uw binnendienst mails typt.
Orderhistoriek per klant
Alle vroegere bestellingen, leveringen en wijzigingen zijn terug te vinden, zodat een herhaalorder of een betwisting snel afgehandeld is.
■Orders uit webshop, EDI, portaal en e-mail samen
■Status en verwachte leverdatum per orderlijn
■Kredietcontrole en prijscontrole bij invoer
■Automatische bevestigingen en verzendberichten
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Verpakkingsgroothandel
De binnendienst typt geen bestelmails meer over
- Uitdaging
- Een groothandel in verpakkingsmateriaal kreeg het merendeel van zijn orders als mail met een bijlage in het formaat van de klant. Twee medewerkers tikten die de hele dag over in het orderprogramma. Bij drukte liep de invoer achter en vertrokken leveringen een dag later.
- Aanpak
- Wij bouwden een inname die bestelmails leest, de artikelcodes van de klant vertaalt naar de eigen codes en een conceptorder aanmaakt. De binnendienst ziet het origineel naast het voorstel en bevestigt. Twijfelachtige lijnen worden gemarkeerd.
- Resultaat
- Orders staan in het systeem kort nadat de mail toekomt. De binnendienst besteedt haar tijd aan vragen van klanten en aan de lijnen die echt nazicht vragen. Leveringen vertrekken opnieuw op de afgesproken dag.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kunnen bestellingen per e-mail automatisch ingelezen worden?
In veel gevallen wel. Bestelbonnen van vaste klanten hebben een herkenbare opmaak, waaruit artikel, hoeveelheid en referentie gehaald worden. Wij laten het systeem een voorstel maken dat een medewerker bevestigt. Naarmate het vertrouwen groeit, kunt u orders van bepaalde klanten zonder tussenkomst laten doorgaan.
Wat is het verschil tussen orderbeheer en een ERP?
Orderbeheer is één onderdeel: het ontvangen, controleren, opvolgen en afsluiten van klantorders. Een ERP omvat daarnaast aankoop, voorraad, productie en financiën. Hebt u die al goed geregeld, dan kan een orderlaag bovenop uw bestaande systemen volstaan om de kanalen samen te brengen. Die laag kunt u zelf hosten naast uw bestaande systemen of in een private cloud onderbrengen.
Hoe houd ik klanten op de hoogte zonder extra werk?
Door berichten te laten vertrekken op het moment dat de status verandert: bevestigd, klaar voor verzending, verzonden, vertraagd. De inhoud komt uit het order zelf. Wie dat verkiest, geeft klanten toegang tot een portaal waar ze hun lopende bestellingen en leverdata zelf raadplegen.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?