Software · Platform & IT

Licentiebeheer

Weten welke softwarelicenties en abonnementen u betaalt, wie ze gebruikt en wanneer ze verlengen.

U betaalt voor software die niemand nog opent

Een abonnement dat ooit met de bedrijfskaart werd afgesloten en stilzwijgend verlengt. Licenties op naam van medewerkers die al vertrokken zijn. Een pakket dat op meer pc’s staat dan er betaald is. Bij de meeste kmo’s heeft niemand het volledige overzicht, tot de boekhouder een vraag stelt of een leverancier een controle aankondigt. Wij bouwen een licentiebeheer dat toont wat u hebt, wat u gebruikt en wat eraan komt.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Eén lijst die klopt

Contracten, sleutels, abonnementen en facturen staan samen. Niet verspreid over mailboxen van wie toevallig de bestelling plaatste.

Geen verrassing bij verlenging

U krijgt tijdig een seintje vóór de opzegtermijn verstrijkt, zodat verlengen een beslissing wordt in plaats van een automatisme.

Gerust bij een controle

Wanneer een softwareleverancier vraagt om aan te tonen wat geïnstalleerd is en wat gekocht werd, legt u het overzicht voor zonder paniek.

Wat de software doet

01Inventaris

Licenties en abonnementen

Per product ziet u de formule, het aantal gebruikers, de looptijd, de leverancier en het contract dat erbij hoort.

Toewijzing aan medewerkers

Elke licentie hangt aan een persoon of een toestel. Verlaat iemand het bedrijf, dan ziet u meteen wat vrijkomt of opgezegd kan worden.

02Opvolging

Vervaldagen en opzegtermijnen

Een kalender toont wat de komende periode verlengt. De verantwoordelijke krijgt een herinnering met de vraag: behouden, aanpassen of stoppen.

Gebruik tegenover aankoop

Waar de gegevens beschikbaar zijn, vergelijken wij het aantal betaalde licenties met het werkelijke gebruik. Onbenutte plaatsen vallen op.

03Verbonden met uw bedrijf

Koppeling met in- en uitdienst

Een nieuwe medewerker krijgt de pakketten die bij zijn functie horen. Bij vertrek start een taak om alles terug te nemen.

Kosten per afdeling

Abonnementskosten worden toegewezen aan de afdeling of het project dat ze gebruikt, op basis van de facturen uit uw boekhouding.

Herinneringen vóór vervaldag en opzegtermijn

Toewijzing per medewerker, toestel en afdeling

Koppeling met HR-gegevens en boekhouding

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Ingenieursbureau met dure vakpakketten

Gespecialiseerde licenties eerlijk verdeeld en op tijd herbekeken

Uitdaging: Het bureau werkte met kostbare teken- en rekenpakketten. Wie welke licentie had, stond in een lijstje van de officemanager dat achterliep. Projectleiders vroegen bijkomende licenties aan terwijl andere ongebruikt bleven, en verlengingen passeerden zonder dat iemand ze herbekeek.
Aanpak: Wij bouwden een register met alle pakketten, gekoppeld aan de personeelslijst. Elke licentie kreeg een houder en een vervaldag. Voor de pakketten die gebruiksgegevens vrijgeven, wordt periodiek ingelezen wie ze werkelijk opent.
Resultaat: Bij een nieuwe aanvraag kijkt de officemanager eerst wat vrij is. Vóór elke verlenging beslist de zaakvoerder op basis van het werkelijke gebruik. Het aantal licenties volgt nu het team, in plaats van enkel te groeien.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Wat houdt licentiebeheer in voor een kmo?

Licentiebeheer is het bijhouden van alle software waarvoor u betaalt of gebruiksrechten hebt: wat u kocht, onder welke voorwaarden, wie het gebruikt en wanneer het afloopt. Het doel is tweeledig: niet betalen voor wat u niet gebruikt, en niet gebruiken waarvoor u niet betaald hebt. Bij een groeiend aantal abonnementen wordt dat zonder systeem snel onoverzichtelijk.

Hoe krijgen wij zicht op alle abonnementen die in het bedrijf lopen?

Wij beginnen bij de bron die niet liegt: de boekhouding en de afschriften van bedrijfskaarten. Terugkerende betalingen aan softwareleveranciers lijsten wij op en leggen wij voor aan de afdelingen. Daarna vullen wij aan met wat op de toestellen geïnstalleerd staat. Zo komen ook vergeten abonnementen boven die niemand zich nog herinnert. Het register zelf is maatwerk zonder licentie per gebruiker: het voegt geen abonnement toe aan de lijst.

Kunnen wij ook licenties beheren van software die wij zelf aan klanten leveren?

Ja, dat is een verwante maar andere toepassing. Verkoopt u zelf software of toestellen met een licentie, dan bouwen wij een beheer waarin u sleutels uitgeeft, looptijden opvolgt en verlengingen factureert. Dat sluit aan op uw klantenbestand en uw facturatie, zodat een vervallen licentie automatisch een verlengingsvoorstel oplevert.

Alle software →

Contractbeheer

Alle contracten met klanten en leveranciers vindbaar, met looptijden, opzegdata en indexeringen bewaakt.

Assetmanagement

Een actueel register van machines, toestellen en materieel: waar het is, wie het gebruikt en in welke staat.

Contractverlenging

Elke vervaldatum op tijd in beeld, met een voorstel dat klaarstaat voor de klant erom vraagt.

Onboardingsoftware

Een nieuwe collega heeft op dag één zijn materiaal, zijn toegangen en een duidelijk programma.

Medewerkeronboarding

Laptop, toegang, contract en werkkledij klaar op de eerste werkdag.

Ook in Platform & IT