Software · Platform & IT

Audit trail & logging

Een sluitend spoor van wie wat wanneer deed in uw software, doorzoekbaar en beschermd tegen aanpassing.

Wie heeft die prijs gewijzigd, en wanneer?

Een bedrag op een factuur klopt niet meer met de offerte. Een klantenfiche is plots leeg. Een levering staat op afgewerkt terwijl de chauffeur zegt dat hij er niet geweest is. Zonder spoor blijft het bij gissen en wijzen. Wij bouwen in uw toepassingen een audit trail in die elke relevante handeling vastlegt, met gebruiker, tijdstip en de waarde voor en na. Zo vindt u snel het antwoord, en weet iedereen dat zorgvuldig werken gezien wordt.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Feiten in plaats van vermoedens

Bij een discussie met een klant, een medewerker of een auditor legt u voor wat er werkelijk gebeurd is. Dat sluit het gesprek meestal snel af.

Fouten sneller rechtgezet

U ziet welke waarde er vroeger stond en herstelt ze. Ook een foutieve import die een massa records raakte, is terug te draaien.

Het logboek zelf is beschermd

Een spoor dat een beheerder kan aanpassen, bewijst niets. Wij slaan het apart op, op uw eigen server of in een private cloud, zodat achteraf wijzigen of wissen niet ongemerkt kan.

Wat de software doet

01Wat wordt vastgelegd

Wijzigingen op veldniveau

Niet enkel dat een order werd aangepast, maar welk veld, van welke waarde naar welke, door wie en via welk scherm of welke koppeling.

Raadplegingen van gevoelige data

Bij loongegevens of medische en financiële dossiers telt ook wie ze geopend heeft. Dat inzien registreren wij waar het nodig is.

02Raadplegen van het spoor

Historiek op de fiche zelf

Elke medewerker met de juiste rechten opent bij een klant, order of document een tijdlijn met alle wijzigingen, zonder hulp van IT.

Doorzoeken over alle gegevens

De verantwoordelijke zoekt op gebruiker, periode of type handeling. Bijvoorbeeld: alle verwijderde facturen van de voorbije maand.

03Technische logging

Koppelingen en achtergrondtaken

Ook wat systemen onderling doen, wordt gelogd. Een order die niet aankwam in de boekhouding, laat zien waar en waarom ze bleef steken.

Meldingen bij afwijkend gedrag

Een ongewoon grote export, herhaalde mislukte aanmeldingen of wijzigingen buiten de werkuren kunnen een waarschuwing uitsturen.

Vastlegging van gebruiker, tijdstip, oude en nieuwe waarde

Logboek gescheiden opgeslagen en tegen wijziging beschermd

Instelbare bewaartermijn per soort gegevens

Export van het spoor voor auditor of kwaliteitsverantwoordelijke

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Productiebedrijf met kwaliteitssysteem

Bij elke audit zonder zoekwerk aantonen wie een recept of parameter wijzigde

Uitdaging: Recepturen en machine-instellingen werden in een eigen toepassing beheerd. Bij een kwaliteitsafwijking moest het bedrijf aantonen welke versie op dat moment gold en wie ze had vrijgegeven. Dat stond in een papieren logboek dat niet altijd werd ingevuld.
Aanpak: Wij voegden aan de toepassing een audit trail toe op alle recepturen en parameters, met verplichte reden bij elke wijziging en een vrijgave door een tweede persoon. Het spoor wordt apart bewaard en is opvraagbaar per product en per periode.
Resultaat: Bij een afwijking reconstrueert de kwaliteitsverantwoordelijke de toestand van die dag in enkele klikken. Het papieren logboek is afgeschaft. Auditors krijgen een export en stellen merkbaar minder bijkomende vragen.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Wat is een audit trail in bedrijfssoftware?

Een audit trail is een chronologisch logboek van handelingen in een systeem: wie maakte, wijzigde, bekeek of verwijderde welk gegeven, en wanneer. Anders dan een gewone back-up toont het niet enkel de toestand op een bepaald moment, maar de hele weg ernaartoe. Het dient voor controle, foutopsporing en het aantonen van zorgvuldig werken.

Is een audit trail verplicht voor een kmo?

Dat hangt af van uw sector en van de normen of klanten waaraan u gebonden bent. In sommige omgevingen, zoals bij kwaliteitscertificering of bij gevoelige persoonsgegevens, wordt traceerbaarheid verwacht. Wij doen geen juridische uitspraken; ga na bij uw boekhouder, uw auditor of de officiële bronnen wat voor u geldt. Los daarvan is het praktische nut groot.

Maakt logging van alles onze software niet trager?

Bij een doordachte opzet merkt u er niets van. Het spoor wordt naast de eigenlijke verwerking weggeschreven en in een aparte opslag bewaard. Wij loggen bovendien gericht: wijzigingen aan bedrijfsgegevens altijd, raadplegingen enkel waar dat zin heeft. Oude logregels worden na de afgesproken termijn gearchiveerd of gewist, zodat de opslag beheersbaar blijft.

Alle software →

GDPR-compliancesoftware

Overzicht en opvolging van persoonsgegevens in uw bedrijf, ingebouwd in de systemen waarmee u werkt.

Single sign-on

Eén keer aanmelden en al uw bedrijfstoepassingen zijn bereikbaar, met centraal beheer van wie waar toegang heeft.

Kwaliteitsbeheer

Controles, afwijkingen en verbeteracties vastgelegd op de plaats waar ze gebeuren.

Beveiliging van bedrijfssoftware

Welke maatregelen ertoe doen wanneer uw bedrijfsgegevens in een toepassing zitten.

Documentgoedkeuring

Elk document volgt een vaste route en u weet altijd bij wie het ligt.

Ook in Platform & IT