Backofficesoftware
Eén werkomgeving voor de mensen achter de schermen: orders, klanten, facturen en opvolging samen.
Uw administratie werkt harder dan nodig
De verkoop sluit de deal, daarna begint het echte werk: order aanmaken, levering inplannen, factuur opstellen, betaling opvolgen, klant antwoorden. Bij veel kmo’s gebeurt dat in een lappendeken van pakketten, mailboxen en lijstjes, met een binnendienst die de gaten dichtrijdt. Wij bouwen een backoffice die de hele afhandeling in één omgeving samenbrengt en het repetitieve werk overneemt, gekoppeld aan uw boekhouding en uw verkoopkanalen.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Gebouwd op uw afhandeling
Elk bedrijf heeft eigen stappen, uitzonderingen en controles. Wij volgen die in plaats van uw binnendienst in een vast stramien te dwingen.
02
Niets valt tussen twee stoelen
Elke order, klacht of aanvraag heeft een status en een eigenaar. Wat blijft liggen, komt vanzelf bovenaan de lijst te staan.
03
Minder schermen open
Uw medewerkers hoeven niet langer te wisselen tussen pakketten om één klant te helpen. Alles wat ze nodig hebben staat op één fiche.
Wat de software doet
01Dagelijkse afhandeling
Werklijsten per medewerker
Iedereen start de dag met een overzicht van wat op hem wacht: te bevestigen orders, te beantwoorden vragen, goed te keuren documenten.
Klantfiche met alles erop
Contactgegevens, lopende orders, openstaande facturen, eerdere klachten en afspraken staan samen, in volgorde van tijd.
02Automatisering
Routinestappen vanzelf
Een bevestigingsmail, een leveringsbon, een factuur na levering: wat altijd hetzelfde verloopt, voert het systeem zonder tussenkomst uit.
Goedkeuring waar het moet
Een afwijkende korting of een creditnota boven een grens gaat eerst naar de verantwoordelijke. De rest loopt zonder oponthoud door.
03Beheer en inzicht
Instellingen in eigen handen
Sjablonen, statussen, gebruikers en vaste teksten past uw verantwoordelijke zelf aan, zonder voor elke wijziging een ontwikkelaar te bellen.
Zicht op werkdruk en doorlooptijd
U ziet hoeveel er binnenkomt, waar het zich opstapelt en hoelang een dossier onderweg is. Knelpunten worden bespreekbaar met feiten.
■Orders, klanten, documenten en taken in één omgeving
■Koppeling met boekhouding, webshop en e-mail
■Rollen, goedkeuringen en historiek per dossier
■Facturen versturen en ontvangen vanuit één scherm
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Handelsbedrijf met een drukke binnendienst
De binnendienst werkt in één scherm en houdt tijd over voor klanten
- Uitdaging
- Orders kwamen binnen via e-mail, telefoon en de webshop. De binnendienst tikte ze over in het voorraadpakket, maakte de factuur in de boekhouding en hield klachten bij in een gedeelde mailbox. Bij afwezigheid van een collega wist niemand wat er nog openstond.
- Aanpak
- Wij bouwden een backoffice waarin elke order, ongeacht het kanaal, als één dossier binnenkomt. Voorraad en boekhouding zijn gekoppeld, zodat reservatie en factuur automatisch volgen. Vragen en klachten worden aan het dossier gehangen en krijgen een eigenaar.
- Resultaat
- Het overtypen tussen systemen is weggevallen. Een collega neemt een dossier over zonder navraag, want de volledige historiek staat erbij. De binnendienst besteedt haar tijd aan uitzonderingen en aan klanten, niet aan het verplaatsen van gegevens.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wat is backofficesoftware precies?
Backofficesoftware ondersteunt alles wat achter de schermen gebeurt nadat een klant iets heeft besteld of gevraagd: orderverwerking, administratie, facturatie, opvolging van betalingen en interne taken. Ze staat tegenover de frontoffice, zoals de webshop, het loket of de vertegenwoordiger. Een goede backoffice zorgt dat wat vooraan wordt beloofd, achteraan vlot wordt waargemaakt.
Wij hebben al een ERP. Waarom nog een aparte backoffice?
Soms is dat niet nodig. Maar veel pakketten dekken de standaardstroom en laten uw specifieke stappen aan mensen over: controles, uitzonderingen, communicatie met de klant. Een backoffice op maat legt zich als werklaag bovenop uw ERP. Het pakket blijft de bron voor voorraad en boekingen, de backoffice stuurt het dagelijkse werk aan. Zonder licentie per gebruiker kan heel de binnendienst meewerken.
Kunnen wij zelf aanpassingen doen zonder programmeur?
Voor het dagelijkse beheer wel. Wij voorzien een beheerscherm waarin uw verantwoordelijke gebruikers, sjablonen, statussen, keuzelijsten en eenvoudige regels zelf wijzigt. Voor ingrijpendere zaken, zoals een nieuwe module of een extra koppeling, doet u een beroep op ons. Die grens leggen wij bij de start duidelijk vast. De toepassing is uw eigendom, dus wat er verandert en wanneer, bepaalt u.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?