Software · Platform & IT

Portaalsoftware

Een beveiligde online omgeving waar klanten, leveranciers of medewerkers zelf vinden en regelen wat ze nodig hebben.

Laat uw klant zelf opzoeken wat hij u nu vraagt

Kunt u die factuur nog eens doorsturen? Waar staat mijn bestelling? Is het attest al klaar? Uw medewerkers beantwoorden elke dag dezelfde vragen door iets op te zoeken en te mailen. Een portaal geeft de vrager zelf toegang, beveiligd en beperkt tot zijn eigen gegevens. Wij bouwen het bovenop de systemen waarin die informatie al zit, zodat er niets apart moet worden bijgehouden.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Rechtstreeks uit uw systemen

Het portaal toont wat in uw ERP, boekhouding of dossiersoftware staat. Niemand hoeft documenten apart te uploaden of lijsten bij te werken.

Elke partij haar eigen venster

Een klant ziet enkel zijn dossiers, een leverancier zijn bestellingen. Binnen één klant kunt u ook nog verschillen maken per gebruiker.

Uw huisstijl, uw adres

Het portaal draagt uw logo en kleuren en staat op uw eigen domeinnaam. Voor de bezoeker is het een verlengstuk van uw bedrijf. Het draait op uw eigen server of in een private cloud.

Wat de software doet

01Raadplegen

Documenten en facturen

Offertes, orderbevestigingen, facturen, attesten en verslagen staan per klant gegroepeerd en zijn als pdf te downloaden.

Status in reële tijd

Waar zit de bestelling, wanneer komt de technieker, hoever staat het dossier? De status komt rechtstreeks uit uw planning.

02Zelf regelen

Aanvragen en bestellingen

De gebruiker dient een aanvraag in, plaatst een nabestelling of meldt een probleem. Dat komt als taak bij de juiste medewerker terecht.

Gegevens bijwerken

Een nieuw leveradres of een andere contactpersoon geeft de klant zelf door. U keurt de wijziging goed vóór ze in uw systeem komt.

03Beveiliging en beheer

Veilig aanmelden

Toegang met persoonlijke login en tweestapsverificatie, of met itsme en eID wanneer de identiteit van de gebruiker zeker moet zijn.

Beheer door de klant zelf

Een hoofdgebruiker bij uw klant nodigt eigen collega’s uit en bepaalt hun rechten. Uw administratie hoeft daar niet tussen te komen.

Koppeling met ERP, boekhouding en documentbeheer

Rechten per organisatie en per gebruiker

Aanmelden met login, SSO, itsme of eID

Meldingen per e-mail bij nieuwe documenten of statuswijziging

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Onderhoudsbedrijf voor gebouwen

Syndici en beheerders volgen hun interventies zelf op in een portaal

Uitdaging: De dispatching kreeg de hele dag telefoon van gebouwbeheerders die wilden weten of een herstelling al was uitgevoerd en waar het verslag bleef. Verslagen werden na de interventie handmatig als bijlage gemaild, vaak met vertraging, en raakten bij de klant zoek tussen andere berichten.
Aanpak: Wij bouwden een portaal bovenop de bestaande planning. Elke beheerder ziet per gebouw de aangevraagde, geplande en afgewerkte interventies, met het verslag en de foto’s van de technieker. Een nieuwe aanvraag indienen kan via een kort formulier.
Resultaat: Beheerders vinden zelf wat ze zoeken en bellen enkel nog bij dringende zaken. Verslagen staan in het portaal zodra de technieker afsluit. De dispatching kan zich opnieuw met plannen bezighouden in plaats van met het opzoeken en doorsturen van documenten.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Wat is het verschil tussen een portaal en een gewone website met login?

Een website met login schermt meestal enkele pagina’s af die voor iedereen dezelfde zijn. Een portaal toont elke gebruiker zijn eigen gegevens, rechtstreeks uit uw bedrijfssystemen, en laat hem acties uitvoeren zoals bestellen of een aanvraag indienen. Het is dus een toepassing met rechten en koppelingen, geen verzameling afgeschermde pagina’s.

Gebruiken onze klanten zo’n portaal wel?

Als het hen werk bespaart wel. Een portaal dat enkel dient om uw administratie te ontlasten, wordt genegeerd. Daarom vertrekken wij van de vragen die uw klanten vandaag het vaakst stellen en zorgen wij dat het antwoord zonder zoeken te vinden is. Een melding per e-mail bij elk nieuw document brengt hen telkens opnieuw naar het portaal.

Kan één portaal dienen voor klanten, leveranciers en eigen medewerkers?

Technisch kan dat, met een gedeeld fundament en aparte omgevingen per doelgroep. Elke groep krijgt eigen schermen en rechten, terwijl aanmelding, beveiliging en koppelingen maar één keer gebouwd worden. Vaak starten wij met de groep waar de meeste vragen vandaan komen en breiden wij daarna uit naar de andere. Omdat er geen licentie per gebruiker is, hoeft u niet te tellen hoeveel klanten een login krijgen.

Alle software →

Klantenportaal

Uw klanten raadplegen zelf hun facturen, orders, documenten en dossiers, op elk moment van de dag.

Leveranciersportaal

Bestelbevestigingen, leverdata en documenten van uw leveranciers op één afgesproken plek.

Dealerportaal

Uw verdelers bestellen, volgen op en vinden documentatie zonder uw binnendienst te bellen.

itsme- & eID-integratie

Klanten en medewerkers bewijzen wie ze zijn en ondertekenen digitaal, rechtstreeks in uw toepassing.

Documentbeheerkoppeling

Documenten worden automatisch bewaard bij de klant, het project of de order waar ze bij horen.

Ook in Platform & IT