Software · Platform & IT

GDPR-compliancesoftware

Overzicht en opvolging van persoonsgegevens in uw bedrijf, ingebouwd in de systemen waarmee u werkt.

Privacy op orde, zonder map vol papier

U hebt ooit een register opgesteld en een privacyverklaring op de website gezet. Sindsdien kwamen er nieuwe pakketten, nieuwe formulieren en nieuwe medewerkers bij. Vraagt een klant morgen welke gegevens u over hem bewaart, dan begint een zoektocht door mailboxen, lijsten en verschillende systemen. Wij bouwen software die het overzicht actueel houdt en de praktische kant regelt: weten wat waar staat, op tijd verwijderen en verzoeken correct afhandelen.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Praktijk boven papier

Een register in een lade beschermt niemand. Wij verankeren de afspraken in uw systemen, zodat ze worden nageleefd zonder dat iemand eraan moet denken.

Gegevens terugvinden in elk systeem

Eén zoekopdracht toont waar een persoon voorkomt: in uw CRM, uw facturatie, uw nieuwsbrieflijst en uw archief met documenten. De software zelf staat op uw eigen server of in een private cloud.

Wij bouwen, u blijft verantwoordelijk

Wij leveren de technische middelen en denken praktisch mee. Voor juridisch advies verwijzen wij u naar een jurist of de bevoegde autoriteit.

Wat de software doet

01Overzicht

Welke gegevens, voor welk doel, in welk systeem, gedeeld met wie: het register is doorzoekbaar en krijgt een eigenaar per verwerking.

Verwerkers en afspraken

U houdt bij welke leveranciers gegevens voor u verwerken en waar de bijhorende overeenkomst zit, met een herinnering bij vernieuwing.

02Verzoeken en incidenten

Verzoeken van betrokkenen

Een vraag om inzage, verbetering of verwijdering wordt een dossier met stappen, verantwoordelijke en opvolging van de antwoordtermijn.

Logboek van incidenten

Een verkeerd verzonden e-mail of een verloren laptop registreert u met feiten, beoordeling en genomen maatregelen, op één plaats.

03Ingebouwd in uw systemen

Bewaartermijnen afdwingen

Na de afgesproken periode worden gegevens automatisch gewist of geanonimiseerd, met een lijst ter controle vóór de uitvoering.

Toestemmingen bijhouden

Wie gaf wanneer en waarvoor toestemming, en wie trok ze weer in? Dat wordt vastgelegd bij de bron en is achteraf aantoonbaar.

Dossieropvolging voor verzoeken van betrokkenen

Automatisch wissen of anonimiseren na bewaartermijn

Koppeling met CRM, HR, facturatie en documentbeheer

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Rekruteringskantoor

Kandidaatgegevens die niet langer eindeloos blijven staan

Uitdaging: Het kantoor bewaarde cv’s en gespreksnota’s van kandidaten in de mailbox, op een gedeelde schijf en in een databank. Niemand ruimde ooit op. Toen een kandidaat vroeg om zijn gegevens te verwijderen, bleek het onmogelijk om met zekerheid te zeggen dat alles weg was.
Aanpak: Wij koppelden de databank en de documentopslag aan een centrale module. Elke kandidaat krijgt bij registratie een bewaartermijn en een vastgelegde toestemming. Verzoeken tot verwijdering starten een dossier dat alle vindplaatsen afloopt en afvinkt.
Resultaat: Verouderde kandidaatgegevens verdwijnen periodiek na een controle door de verantwoordelijke. Een verzoek wordt afgehandeld als een gewone taak, met een spoor van wat er gedaan is. Het kantoor kan aan opdrachtgevers uitleggen hoe het met gegevens omgaat.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Welke software heeft een kmo nodig om met de GDPR in orde te zijn?

Er bestaat geen software die u op zichzelf in orde brengt; de GDPR vraagt in de eerste plaats afspraken en zorgvuldigheid. Software helpt wel om die afspraken werkbaar te maken: een actueel register, bewaartermijnen die worden uitgevoerd, verzoeken die opgevolgd worden. Wat voor uw bedrijf precies vereist is, hangt af van uw activiteit; raadpleeg daarvoor een jurist of de officiële bronnen.

Hoe handelt u een verzoek tot inzage of verwijdering praktisch af?

U moet eerst weten waar de gegevens van die persoon staan, en dat is vaak het moeilijkste deel. Onze aanpak koppelt uw systemen zodat één opzoeking alle vindplaatsen toont. Daarna volgt een vaste reeks stappen: identiteit controleren, gegevens verzamelen of wissen, uitzonderingen zoals boekhoudkundige bewaarplicht noteren en de betrokkene antwoorden.

Kan bestaande bedrijfssoftware worden aangepast aan privacyregels?

Meestal wel. Vaak gaat het om gerichte ingrepen: velden afschermen per rol, een functie om een persoon te anonimiseren, automatische opschoning van oude records, logging van wie gevoelige gegevens raadpleegde. Bij maatwerk passen wij dat rechtstreeks aan, want die software is van u. Bij standaardpakketten werken wij via de beschikbare instellingen of via een koppeling.

Alle software →

GDPR-verzoeken afhandelen

Een verzoek tot inzage of verwijdering afgehandeld zonder in elk systeem te zoeken.

GDPR en bedrijfssoftware

Wat de privacyregels in de praktijk vragen van de software waarmee uw kmo werkt.

Audit trail & logging

Een sluitend spoor van wie wat wanneer deed in uw software, doorzoekbaar en beschermd tegen aanpassing.

Digitaal archief

Bewaar wat u moet bewaren, vind het terug wanneer iemand erom vraagt.

Dataopschoning

Dubbele klanten, verouderde adressen en lege velden opgeruimd, en het blijft zo.

Ook in Platform & IT