Onboardingsoftware
Een nieuwe collega heeft op dag één zijn materiaal, zijn toegangen en een duidelijk programma.
Een eerste werkdag waarop alles klaarligt
De nieuwe medewerker staat aan de receptie en niemand weet waar zijn laptop is. Zijn account bestaat nog niet, de veiligheidsschoenen zijn niet besteld en zijn peter is op verplaatsing. Niemand is nalatig; er is gewoon geen lijst die iemand bewaakt. Wij bouwen onboardingsoftware die bij elke aanwerving de juiste taken uitzet bij de juiste mensen, opvolgt of ze afgewerkt zijn en de nieuwkomer zelf door zijn eerste weken leidt.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Een traject per functie
Een magazijnier doorloopt andere stappen dan een boekhouder. U stelt per functie vast wat geregeld moet zijn en wie daarvoor instaat.
02
Niets hangt af van één geheugen
IT, de werkplaats, de administratie en de leidinggevende krijgen elk hun taken met een datum. Wat blijft liggen, wordt zichtbaar.
03
De nieuwkomer voelt zich verwacht
Voor de start ontvangt hij praktische info en in te vullen documenten. Op de eerste dag kan hij werken in plaats van formulieren tekenen.
Wat de software doet
01Voor de eerste dag
Gegevens en documenten verzamelen
De nieuwe collega vult zijn persoonsgegevens zelf in via een beveiligde link en tekent contract en arbeidsreglement digitaal.
Taken voor interne diensten
Bij de bevestiging van de aanwerving vertrekken automatisch opdrachten voor account, gsm, badge, werkkledij, voertuig en werkplek.
02De eerste weken
Programma per dag en per week
De nieuwkomer ziet wie hij ontmoet, welke opleiding hij volgt en wat van hem verwacht wordt, in een overzicht op zijn gsm of computer.
Veiligheidsinstructies met kwis
Instructiefilmpjes en werkvoorschriften worden gevolgd door enkele vragen. U heeft daarna een bewijs dat de uitleg gegeven en begrepen is.
03Opvolging en vertrek
Opvolggesprekken ingepland
Gesprekken na de eerste week, de eerste maand en het einde van de inwerkperiode staan klaar in de agenda van leidinggevende en medewerker.
Ook de uitdienst geregeld
Bij een vertrek loopt de omgekeerde lijst: materiaal terug, toegangen dicht, kennis overgedragen, afrekening doorgegeven aan de loonpartner.
■Sjablonen per functie, afdeling en type contract
■Digitaal ondertekenen van contract en bijlagen
■Dashboard met openstaande taken per aanwerving
■Gegevens doorgezet naar personeelsdossier en loonpartner
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Transportbedrijf met chauffeurs
Nieuwe chauffeurs rijklaar zonder vergeten attesten of badges
- Uitdaging
- Een transportbedrijf wierf geregeld chauffeurs aan. Rijbewijs, vakbekwaamheid, tankkaart, bestuurderskaart en instructies voor de laadklep werden door verschillende mensen geregeld. Geregeld vertrok iemand op zijn eerste rit zonder tankkaart.
- Aanpak
- Wij bouwden een onboardingflow voor chauffeurs. De kandidaat laadt vooraf zijn documenten op, de vervaldata komen in het personeelsdossier. Dispatch, garage en administratie krijgen elk hun taken en de eerste rit wordt pas vrijgegeven als alles is afgevinkt.
- Resultaat
- Een chauffeur start met volledige papieren en het juiste materiaal. De dispatcher ziet in één lijst wie rijklaar is, en vervallende attesten worden opgevolgd vanaf de dag van indiensttreding.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wat moet er geregeld zijn voor een nieuwe medewerker start?
Dat verschilt per bedrijf, maar meestal gaat het om contract en aangifte via het sociaal secretariaat, toegangen en materiaal, veiligheidsinstructies en een inwerkprogramma. De wettelijke verplichtingen bevestigt u best bij uw sociaal secretariaat. Wij zetten uw lijst om in een traject dat zichzelf opvolgt.
Is onboardingsoftware de moeite voor een bedrijf dat weinig aanwerft?
Juist dan wordt er het meest vergeten, omdat niemand de routine heeft. Een eenvoudige flow met vaste taken volstaat vaak. Wij bouwen ze liefst als onderdeel van uw personeelstoepassing, zodat u geen los systeem moet onderhouden en er geen licentiekost bijkomt voor iets wat u zelden gebruikt.
Kan de onboarding automatisch accounts en toegangen aanmaken?
Waar uw systemen dat toelaten wel. Via een koppeling met uw gebruikersbeheer of SSO maken wij accounts aan en kennen wij rechten toe volgens de functie. Waar dat technisch niet kan, krijgt de verantwoordelijke een taak met alle gegevens die hij nodig heeft.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?