Contractverlenging
Elke vervaldatum op tijd in beeld, met een voorstel dat klaarstaat voor de klant erom vraagt.
Een contract dat stil afloopt, kost u een klant
Onderhoudscontracten, licenties, huurovereenkomsten en abonnementen hebben elk hun eigen einddatum en opzegtermijn. Die staan in een map, in een rekenblad of enkel in het ondertekende document zelf. U ontdekt een afgelopen contract wanneer de klant belt met een storing, of wanneer u al maanden aan het oude tarief factureert. Wij bouwen een flow die alle contracten met hun termijnen bewaakt, tijdig een verlengvoorstel klaarzet en de nieuwe voorwaarden doorzet naar uw facturatie.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Geen verrassingen meer
Vervaldata, opzegtermijnen en momenten voor prijsherziening verschijnen ruim vooraf op een lijst, bij de persoon die de klant beheert.
02
Verlengen wordt een gesprek
Uw accountbeheerder krijgt het signaal samen met het gebruik en de servicehistoriek van de klant, zodat hij met inhoud belt.
03
Tarieven die kloppen
Een afgesproken indexering of nieuw tarief wordt bij de verlenging toegepast in de facturatie, niet een half jaar later rechtgezet.
Zo loopt het proces
01Contracten in kaart
Eén register voor elke overeenkomst
Looptijd, opzegtermijn, tarief, indexeringsclausule en ondertekend document staan samen per klant, doorzoekbaar en met de juiste toegangsrechten.
Bestaande contracten inlezen
Een AI-agent haalt de kerndata uit uw huidige pdf-contracten en legt ze ter controle voor, zodat het register niet met de hand gevuld moet worden.
02Tijdig in actie
Signalen op maat van het contract
U bepaalt per contracttype hoe lang vooraf de eerste melding komt en wie ze krijgt. Stilzwijgende verlengingen worden apart aangeduid.
Verlengvoorstel klaar om te versturen
Het voorstel wordt opgemaakt uit de bestaande voorwaarden met de aangepaste prijs en periode. U kijkt na, past aan waar nodig en verstuurt.
03Afronden en doorzetten
Akkoord online vastleggen
De klant bevestigt of tekent digitaal. De nieuwe versie vervangt de oude in het register, met behoud van de volledige voorgeschiedenis.
Facturatie volgt het contract
Periodieke facturen nemen de nieuwe looptijd en prijs over. Een niet-verlengd contract stopt met factureren op de einddatum.
■Register met looptijd, opzegtermijn en tarief
■Meldingen vóór vervaldag en opzegdatum
■Indexering volgens de clausule in het contract
■Overzicht van contractwaarde die binnenkort vervalt
In de praktijk
Voorbeeldscenario
HVAC-installateur met onderhoudscontracten
Onderhoudscontracten die niet meer ongemerkt aflopen
- Uitdaging
- Een HVAC-installateur beheerde zijn onderhoudscontracten in een rekenblad dat één medewerker bijhield. Verlengingen werden vergeten, prijzen bleven jaren ongewijzigd en technici voerden soms onderhoud uit bij klanten zonder lopend contract.
- Aanpak
- Wij zetten de contracten over naar een register met termijnbewaking, koppelden dat aan de serviceplanning en de facturatie, en lieten verlengvoorstellen met de aangepaste prijs automatisch klaarzetten voor nazicht.
- Resultaat
- De planner ziet bij elke interventie of er een geldig contract is. Verlengvoorstellen vertrekken op tijd, en de zaakvoerder weet welke contractomzet het komende kwartaal op het spel staat.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Mogen we contractprijzen zomaar automatisch indexeren?
Alleen wanneer het contract dat voorziet en volgens de formule die erin staat. Het systeem past toe wat overeengekomen is en toont de berekening, zodat u ze kunt uitleggen aan de klant. Of een bepaalde clausule geldig en toepasbaar is, hangt af van de overeenkomst en de wetgeving; laat dat nakijken door uw jurist of boekhouder.
Hoe krijgen we onze bestaande contracten in het systeem?
Dat hoeft geen typwerk van weken te zijn. Wij laten uw bestaande documenten uitlezen: partijen, begindatum, looptijd, opzegtermijn en prijs worden voorgesteld en door een medewerker bevestigd. Contracten die enkel op papier bestaan, worden eerst gescand. Daarna is het register het vertrekpunt voor elk nieuw contract. Het register draait op uw eigen infrastructuur of in een private cloud, zodat contractvoorwaarden binnenshuis blijven.
Wat als een klant niet reageert op het verlengvoorstel?
Dan volgt het systeem het pad dat u instelt: een herinnering, een taak om te bellen, en indien nodig een melding aan de zaakvoerder voor de opzegtermijn verstrijkt. Bij contracten die stilzwijgend verlengen, krijgt u het signaal ruim vooraf, zodat u bewust kiest tussen laten doorlopen of heronderhandelen.
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?