Processen · Team & administratie

Documentgoedkeuring

Elk document volgt een vaste route en u weet altijd bij wie het ligt.

Welke versie is nu eigenlijk de goedgekeurde?

Een procedure, tekening of contractvoorstel gaat als bijlage rond. De ene antwoordt met opmerkingen in de mail, de andere past het bestand aan en stuurt het terug onder een nieuwe naam. Na een week bestaan er vijf versies en weet niemand of de directie al akkoord is. Wij bouwen een goedkeuringsroute waarbij het document op één plaats blijft, elke beoordelaar op zijn beurt een taak krijgt en de definitieve versie duidelijk als zodanig gemarkeerd staat.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Wat automatiseren hier oplevert

Eén document, geen kopieën

Iedereen beoordeelt dezelfde versie op dezelfde plaats. Opmerkingen staan bij het document en niet verspreid over mailboxen.

Geen stilstand op een bureau

Wie aan de beurt is, krijgt een taak met een termijn. Blijft die liggen, dan volgt een herinnering of gaat het document naar een vervanger.

Aantoonbaar wie akkoord ging

Per versie is vastgelegd wie wanneer heeft goedgekeurd of afgewezen, wat bij een audit of een discussie met een klant het verschil maakt.

Zo loopt het proces

01Routes

Route per documenttype

Een werkinstructie volgt een andere weg dan een offerte of een technische tekening. U bepaalt per type wie nakijkt en wie finaal beslist.

Parallel of na elkaar

Beoordelaars kunnen tegelijk werken of in een vaste volgorde, met voorwaarden zoals een extra akkoord boven een bepaalde contractwaarde.

02Beoordelen

Opmerkingen op het document

Beoordelaars duiden passages aan en schrijven hun opmerking erbij. De auteur verwerkt ze en dient een nieuwe versie in binnen dezelfde flow.

Goedkeuren vanop afstand

Een akkoord geven kan vanuit de e-mailmelding of op de smartphone, zodat een zaakvoerder onderweg de route niet dagen ophoudt.

03Vrijgeven

Definitieve versie vergrendeld

Na het laatste akkoord wordt het document vergrendeld, genummerd en gepubliceerd waar medewerkers het moeten kunnen raadplegen.

Herziening op vervaldatum

Procedures en instructies krijgen een herzieningsdatum. De eigenaar ontvangt tijdig een taak om te bevestigen of bij te werken.

Goedkeuringsroutes per documenttype en waarde

Herinneringen, termijnen en vervangers bij afwezigheid

Versiebeheer met vergrendelde definitieve versie

Volledige historiek van akkoorden en opmerkingen

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Machinebouwer met studiedienst

Tekeningen bereiken de werkplaats alleen nog in goedgekeurde versie

Uitdaging: Een machinebouwer stuurde tekeningen ter goedkeuring rond per e-mail. Opmerkingen van de projectleider en de klant kruisten elkaar, en de werkplaats begon eens aan een onderdeel volgens een versie die al achterhaald was.
Aanpak: Wij koppelden een goedkeuringsroute aan het documentbeheer. Een tekening gaat eerst naar de studiedienst, dan naar de projectleider en via een portaal naar de klant. Alleen vrijgegeven versies zijn zichtbaar op de schermen in de werkplaats.
Resultaat: De werkplaats werkt uitsluitend met vrijgegeven tekeningen. De projectleider ziet bij welke klant een goedkeuring wacht, en bij een latere discussie toont het bedrijf wie welke versie heeft aanvaard.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Wat is het verschil met een gewone gedeelde map?

In een gedeelde map kan iedereen alles wijzigen en ziet u niet wie akkoord is. Een goedkeuringsflow legt vast wie moet beoordelen, in welke volgorde, en welke versie definitief is. De map blijft bestaan, maar krijgt regels en een geheugen.

Kunnen klanten of leveranciers mee goedkeuren?

Ja. Externe partijen krijgen een beveiligde link naar het document en kunnen opmerkingen geven of hun akkoord bevestigen, zonder dat ze toegang hebben tot uw andere dossiers. Hun reactie komt in dezelfde historiek als de interne stappen. U betaalt geen licentie per gebruiker, dus een klant of architect die af en toe meekijkt, weegt niet op de kost.

Is een goedkeuring in zo'n flow hetzelfde als een handtekening?

Niet noodzakelijk. Een interne goedkeuring toont wie akkoord ging, maar voor documenten die juridisch bindend moeten zijn is soms een elektronische handtekening aangewezen. Vraag bij twijfel advies aan uw jurist; wij kunnen de tekenstap aan de flow toevoegen.

Alle processen →

Documentbeheer (DMS)

Eén plek voor contracten, plannen en dossiers, met versies en rechten die kloppen.

Workflowautomatisering

Taken, goedkeuringen en meldingen lopen vanzelf door naar de juiste persoon.

Goedkeuringsflows

Aanvragen gaan automatisch naar de juiste beslisser en blijven niet steken op één bureau.

Digitale handtekeningflow

Contracten en offertes getekend terug zonder afdrukken, scannen of nabellen.

Audit trail & logging

Een sluitend spoor van wie wat wanneer deed in uw software, doorzoekbaar en beschermd tegen aanpassing.

Ook in Team & administratie