Documentbeheerkoppeling
Documenten worden automatisch bewaard bij de klant, het project of de order waar ze bij horen.
Het juiste document, zonder mappen te doorzoeken
De offerte staat in het ERP, de ondertekende versie in iemands mailbox, de plannen op een gedeelde schijf en de foto's van de werf op een smartphone. Wie het dossier wil zien, begint aan een zoektocht. Wij koppelen uw documentbeheer aan de software waarin u werkt. Elk document dat ontstaat of binnenkomt, krijgt automatisch de juiste kenmerken en plaats, en is met één klik te openen vanuit de klantfiche, de order of het project.
Waarom deze koppeling loont
01
Dossier op één plaats
Vanuit de klant of het project ziet u alle bijhorende stukken, ongeacht wie ze maakte of hoe ze binnenkwamen. Niemand hoeft te weten in welke map iets staat.
02
Klasseren gebeurt vanzelf
De koppeling kent klantnummer, projectcode en documenttype op het moment van aanmaak. Mensen hoeven geen bestandsnamen te bedenken of mappen te kiezen.
03
Toegang volgt uw rechten
Wie een dossier mag zien in de bedrijfssoftware, ziet ook de documenten. Loongegevens en contracten blijven afgeschermd voor wie er niets mee te maken heeft.
Zo werkt de koppeling
01Documenten wegschrijven
Uitgaande stukken archiveren
Offertes, orderbevestigingen, leverbonnen en facturen worden bij het aanmaken als definitieve versie bewaard in het documentbeheer, met de metagegevens van de transactie.
Inkomende stukken toewijzen
Gescande documenten en e-mailbijlagen worden op basis van herkende referenties aan het juiste dossier gehangen. Wat niet herkend wordt, gaat naar een verdeelbak.
02Documenten terugvinden
Documenten in uw werkscherm
Op de fiche van een klant, order of project staat een overzicht van de gekoppelde documenten. Openen gebeurt rechtstreeks, zonder apart in te loggen in het archief.
Zoeken op inhoud en kenmerk
U zoekt op klant, periode en type, of op tekst in het document. De resultaten respecteren de toegangsrechten van de persoon die zoekt.
03Orde en bewaring
Mappenstructuur automatisch
Bij een nieuwe klant of een nieuw project maakt de koppeling de afgesproken structuur aan. Hernoemt u een project, dan blijven de verwijzingen kloppen.
Bewaartermijnen en controle
Per documenttype legt u vast hoelang het bewaard blijft. Een periodieke controle spoort documenten op zonder dossier en dossiers zonder verwacht document.
■Automatische metagegevens vanuit de brontransactie
■Documentoverzicht ingebed in klant-, order- en projectfiche
■Toegangsrechten overgenomen uit uw bedrijfssoftware
■Versiebeheer en bewaartermijn per documenttype
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Studiebureau met lopende projecten
Elk projectdocument staat in het dossier zonder dat iemand het klasseert
- Uitdaging
- Een studiebureau bewaarde plannen, verslagen en briefwisseling op een gedeelde schijf met een mappenstructuur die elke medewerker anders invulde. Bij een vraag van een bouwheer ging veel tijd verloren aan het zoeken van de laatste versie.
- Aanpak
- Wij koppelden de projectsoftware aan het documentbeheer. Een nieuw project krijgt automatisch zijn structuur, uitgaande documenten worden bij aanmaak gearchiveerd, en inkomende mails met projectnummer landen in het juiste dossier.
- Resultaat
- Medewerkers openen documenten vanuit het project waarin ze werken. De laatste versie is eenduidig, en een nieuwe collega vindt zijn weg zonder de mappenlogica van zijn voorganger te kennen.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe goed werken uw systemen samen?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe gegevens vandaag tussen uw systemen reizen. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Uw systemen praten al.
De uitwisseling loopt en fouten vallen op. Hier is weinig te winnen. Hebt u elders nog systemen die naast elkaar leven, dan horen wij het graag.
Half gekoppeld.
Exporteren, importeren en nakijken: het werkt, maar het blijft handwerk met risico op verschillen. Een echte koppeling met foutmeldingen neemt dat weg. Wij bekijken graag wat daarvoor nodig is.
Deze koppeling ontbreekt.
Gegevens worden overgetypt of dubbel bijgehouden, en fouten komen te laat aan het licht. Dat is precies wat een koppeling oplost. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken welke systemen we laten samenwerken.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Moet ik mijn bestaande mappen op de server opgeven?
Niet noodzakelijk van de ene dag op de andere. Vaak starten wij met nieuwe documenten in de gekoppelde structuur en nemen wij lopende dossiers geleidelijk over. Oudere mappen kunnen als archief blijven bestaan. Wij helpen u kiezen wat de moeite loont om te migreren. Waar het archief staat, kiest u: on-premise naast uw huidige mappen of in een private cloud die alleen voor uw bedrijf dient.
Hoe worden gescande documenten aan het juiste dossier gekoppeld?
De tekst wordt met OCR uitgelezen en doorzocht op referenties die uw systeem kent, zoals een ordernummer, projectcode of btw-nummer. Bij een eenduidige match wordt het document toegewezen. Bij twijfel komt het in een verdeelbak, waar een medewerker het met één klik toewijst.
Wie mag welke documenten zien na de koppeling?
De koppeling neemt de rechten over uit uw bedrijfssoftware: wie een klant of project mag openen, ziet de bijhorende documenten. Voor gevoelige types, zoals personeelsdocumenten of contracten, stellen wij strengere regels in. Elke raadpleging kan gelogd worden.
Uw systemen laten samenwerken?