Software · AI & automatisering

AI-chatbot

Een chatbot die antwoordt op basis van uw eigen producten, voorwaarden en dossiers.

Een chatbot die niets weet over uw zaak, helpt niemand

Waar blijft mijn bestelling? Past dit onderdeel op mijn toestel? Wat zijn uw openingsuren tijdens het bouwverlof? Uw klantendienst beantwoordt elke dag dezelfde vragen, en buiten de kantooruren blijft de klant zonder antwoord. Wij bouwen een AI-chatbot die antwoordt op basis van uw eigen documentatie en, waar nuttig, live gegevens uit uw systemen opzoekt. Hij zegt eerlijk wanneer hij iets niet weet en draagt het gesprek dan met de volledige context over aan een medewerker.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Antwoorden uit uw eigen bronnen

De chatbot put uit uw productfiches, handleidingen en voorwaarden en toont waar zijn antwoord vandaan komt. Hij verzint geen beleid.

Ook bereikbaar na sluitingstijd

Klanten krijgen 's avonds en in het weekend een bruikbaar antwoord of laten een goed gedocumenteerde vraag achter voor de volgende werkdag.

Uw team voor de moeilijke vragen

Eenvoudige, terugkerende vragen worden opgevangen. Uw medewerkers houden tijd over voor de gesprekken waar hun ervaring het verschil maakt. Lichte modellen houden het verbruik beheersbaar.

Wat de software doet

01Kennis

Getraind op uw documentatie

Webpagina's, pdf-handleidingen, veelgestelde vragen en interne kennisartikels worden ingelezen en blijven automatisch bijgewerkt.

Grenzen aan wat hij zegt

Over prijzen, juridische kwesties of onderwerpen buiten uw aanbod doet de chatbot geen uitspraken tenzij u daar uitdrukkelijk bronnen voor aanlevert.

02Acties

Opzoeken in uw systemen

Na identificatie kan een klant de status van zijn order, levering of ticket opvragen. De chatbot haalt die op via een koppeling.

Afspraak of aanvraag registreren

De chatbot stelt de juiste vragen, legt een offerteaanvraag of afspraak vast en maakt ze aan in uw CRM of planning.

03Overdracht en beheer

Doorgeven aan een medewerker

Vraagt de klant erom of raakt de chatbot er niet uit, dan neemt een collega over met het volledige gesprek voor zich.

Inzicht in gestelde vragen

U ziet welke vragen het vaakst terugkomen en welke onbeantwoord bleven. Dat toont waar uw documentatie of website tekortschiet.

Antwoorden met bronvermelding uit uw documentatie

Meertalig: Nederlands, Frans en Engels

Overdracht naar medewerker met gespreksgeschiedenis

Koppeling met orderstatus, CRM en ticketing

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Webwinkel in toestelonderdelen

De vraag welk onderdeel past, beantwoord zonder wachtrij

Uitdaging: De klantendienst kreeg dagelijks dezelfde vraag: past dit onderdeel op mijn toestel? Het antwoord stond in de compatibiliteitslijsten, maar klanten vonden die niet. Buiten de kantooruren haakten bezoekers af of bestelden ze het verkeerde onderdeel, met retours als gevolg.
Aanpak: Wij bouwden een chatbot die het typenummer van het toestel opvraagt, de compatibiliteitsgegevens uit de productdatabank raadpleegt en het passende onderdeel voorstelt met een link. Bij twijfel over het typenummer vraagt hij een foto van het typeplaatje en draagt hij over.
Resultaat: Klanten vinden ook 's avonds het juiste onderdeel. De klantendienst krijgt minder herhaalvragen en behandelt de overgedragen gevallen met alle informatie bij de hand. Verkeerd bestelde onderdelen komen minder vaak terug.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Hoe voorkomt u dat een AI-chatbot foute informatie verzint?

Door hem te laten antwoorden uit aangeleverde bronnen en hem op te dragen te zeggen wanneer het antwoord daar niet in staat. Bij elk antwoord hoort een verwijzing die de klant kan nalezen. Wij testen met echte vragen uit uw mailbox voor de chatbot live gaat en blijven de gesprekken daarna opvolgen. Helemaal uitsluiten kan niemand het, beperken wel.

Moeten wij onze klanten melden dat ze met een chatbot praten?

Ja, wees daar open over. Europese regelgeving rond AI stuurt aan op transparantie, en los daarvan waarderen klanten eerlijkheid. Wij laten de chatbot zich duidelijk als digitale assistent voorstellen en bieden altijd een weg naar een medewerker. Voor de precieze verplichtingen in uw sector raadpleegt u best uw jurist.

Kan een chatbot ook intern gebruikt worden door onze medewerkers?

Zeker. Dezelfde techniek beantwoordt vragen van medewerkers over procedures, productgegevens of HR-afspraken. Intern mag de chatbot doorgaans meer bronnen raadplegen dan een publieke versie, met rechten per functie. Veel kmo's starten zelfs intern, omdat fouten daar minder gevolgen hebben en het team zo ervaring opbouwt. Intern kan het geheel op uw eigen infrastructuur draaien, zodat bedrijfskennis niet bij een externe dienst belandt.

Alle software →

Klantendienstsoftware

Telefoon, mail, chat en webformulier in één werkscherm, met de volledige klantgeschiedenis ernaast.

Ticketing & helpdesk

Elke vraag of melding krijgt een nummer, een eigenaar en een opvolging, via welk kanaal ze ook binnenkomt.

Kennisbanksoftware

Werkwijzen, antwoorden en afspraken op één doorzoekbare plek voor heel uw team.

AI in de kmo

Wat artificiële intelligentie vandaag wel en niet kan betekenen voor een kleiner bedrijf.

AI-kostenbeheer

AI-gebruik met een plafond, een overzicht per proces en geen verrassingen achteraf.

Ook in AI & automatisering