Software · Projecten & diensten

Takenbeheer

Elke taak heeft een eigenaar, een termijn en een link met de klant, order of het dossier erachter.

Wie doet wat tegen wanneer, zonder het te moeten navragen

Afspraken uit het overleg staan in iemands notitieboek. Een vraag van een klant zit in een mailbox met een vlagje. Op een geeltje aan het scherm staat nog iets dringends van vorige week. Iedereen is druk bezig en toch blijven dingen liggen, omdat niemand het geheel ziet. Wij bouwen takenbeheer dat in uw bestaande software zit: een taak hangt aan de klant, het order of het project waarover ze gaat, en ontstaat waar mogelijk vanzelf.

Bespreek uw situatie →Onze aanpak

Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen

Taken met hun context

Een taak verwijst naar de offerte, de klacht of de bestelling waarover ze gaat. Wie ze opent, hoeft niet eerst te zoeken waar het over ging.

Minder zelf aanmaken

Een binnengekomen order, een vervallend contract of een onbetaalde factuur zet vanzelf de juiste taak klaar bij de juiste persoon.

Zicht voor de leidinggevende

U ziet per team wat openstaat, wat over tijd is en wie te veel op zijn bord heeft, zonder iedereen een statusmail te moeten vragen.

Wat de software doet

01Taken vastleggen

Snel noteren, overal

Vanuit een mail, een klantenfiche of onderweg op de gsm maakt u in enkele seconden een taak aan met verantwoordelijke en datum.

Terugkerende taken

De maandelijkse controle, de kwartaalaangifte of het jaarlijkse nazicht van de brandblussers komt vanzelf terug op het juiste moment.

02Uitvoeren

Mijn dag en mijn week

Elke medewerker heeft één lijst met al zijn taken uit alle toepassingen, gesorteerd op termijn en belang, met de mogelijkheid om door te schuiven.

Checklists en vaste stappen

Voor werk dat telkens dezelfde stappen volgt, vinkt de uitvoerder een vaste lijst af. Zo wordt niets overgeslagen, ook niet door een vervanger.

03Opvolgen

Delegeren met terugkoppeling

Wie een taak doorgeeft, blijft ze volgen en krijgt bericht bij afwerking. Een vraag erover wordt bij de taak zelf gesteld en beantwoord.

Escalatie bij overschrijding

Blijft een taak te lang liggen, dan krijgt eerst de eigenaar een herinnering en daarna zijn leidinggevende een melding.

Lijst-, bord- en kalenderweergave van dezelfde taken

Taken gekoppeld aan klant, order, project of dossier

Meldingen per e-mail of push, zelf in te stellen

Overdracht van alle open taken bij afwezigheid

In de praktijk

Voorbeeldscenario

Boekhoudkantoor met vaste deadlines

Periodieke aangiftes per klant opgevolgd zonder het grote rekenblad

Uitdaging: Een boekhoudkantoor hield in een gedeeld rekenblad bij welke aangifte voor welke klant klaar was. Het blad werd traag, cellen werden per ongeluk overschreven en bij ziekte van een medewerker was onduidelijk welke klanten nog op stukken wachtten.
Aanpak: Wij bouwden takenbeheer waarin per klant en per periode automatisch de terugkerende taken ontstaan, met vaste stappen van stukken opvragen tot indienen. Elke taak heeft een dossierbeheerder en een vervanger.
Resultaat: Het kantoor ziet per deadline hoeveel klanten klaar, bezig of geblokkeerd zijn. Bij afwezigheid neemt de vervanger de lijst over, en klanten die hun stukken niet bezorgen, krijgen tijdig een herinnering.

Drie vaste afspraken

Bij elk project

U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.

Veelgestelde vragen

Kort beantwoord

Waarom takenbeheer laten bouwen als er zoveel taken-apps bestaan?

Een losse app werkt goed voor persoonlijke lijstjes. In een bedrijf gaan taken echter over klanten, orders en dossiers die in andere systemen zitten. Staan de taken daar los van, dan moet iemand ze met de hand aanmaken en bijwerken. Ingebouwd takenbeheer vermijdt dat dubbele werk. Het komt zonder licentie per gebruiker, en u beslist zelf wat een taak laat ontstaan.

Hoe zorg ik dat medewerkers hun takenlijst ook echt bijhouden?

Door ze één lijst te geven in plaats van drie, door taken zoveel mogelijk automatisch te laten ontstaan en door afvinken eenvoudig te maken. Het helpt ook wanneer leidinggevenden de lijst gebruiken in het weekoverleg. Dan wordt ze het werkinstrument en geen extra administratie.

Kan een e-mail automatisch een taak worden?

Ja. Een mail kan met één klik worden omgezet in een taak, met de bijlagen erbij en gekoppeld aan de afzender als klant. Voor gedeelde mailboxen kunnen wij regels instellen of een AI-agent laten voorsorteren, zodat elk bericht bij de juiste persoon belandt.

Alle software →

Projectbeheer

Planning, budget, taken en documenten van elk project samen, van aanvaarde offerte tot oplevering.

Workflowautomatisering

Taken, goedkeuringen en meldingen lopen vanzelf door naar de juiste persoon.

Dossierbeheer

Alles over één zaak samen: partijen, documenten, correspondentie, termijnen en prestaties.

Goedkeuringsflows

Aanvragen gaan automatisch naar de juiste beslisser en blijven niet steken op één bureau.

E-mailintegratie

Mails van en naar klanten staan bij het dossier, en uw software verstuurt berichten die aankomen.

Ook in Projecten & diensten