Projectbeheer
Planning, budget, taken en documenten van elk project samen, van aanvaarde offerte tot oplevering.
Zie vandaag of een project uit de bocht gaat
De planning zit in het hoofd van de projectleider, het budget in de offerte, de uren in een rekenblad en de afspraken met de klant in een mailbox. Dat een project verlieslatend was, blijkt pas wanneer de laatste factuur verstuurd is. Wij bouwen projectbeheer dat aansluit op uw manier van werken en op uw bestaande systemen. Offerte, uren, aankopen en facturen komen samen per project, zodat u tijdens de rit kunt bijsturen.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Uw projectstructuur als basis
Fasen, loten, posten of sprints: wij nemen de indeling over die u al gebruikt in offertes en op de werkvloer, zodat niemand moet omdenken.
02
Financieel zicht tijdens het project
Gepresteerde uren, bestelde materialen en reeds gefactureerde bedragen staan naast het budget. Een overschrijding ziet u aankomen.
03
Gekoppeld in plaats van apart
Het project ontstaat uit de aanvaarde offerte en voedt de facturatie. Losse planningstools naast de administratie zijn dan overbodig.
Wat de software doet
01Plannen
Fasen, mijlpalen en afhankelijkheden
U zet de grote lijnen uit op een tijdsbalk. Schuift een fase op, dan ziet u welke volgende stappen en welke opleverdatum daardoor in het gedrang komen.
Taken per medewerker
Elke taak heeft een verantwoordelijke en een termijn. Teamleden zien hun eigen lijst over alle projecten heen, de projectleider ziet het geheel.
02Bewaken
Budget tegenover realiteit
Per fase vergelijkt u voorziene en werkelijke uren en kosten. Meerwerken worden apart bijgehouden, zodat ze ook aangerekend worden.
Overzicht van alle projecten
De zaakvoerder ziet in één scherm welke projecten op schema zitten, welke aandacht vragen en wat er de komende weken opgeleverd wordt.
03Samenwerken
Projectdossier met documenten
Plannen, verslagen, foto’s en mails zitten bij het project en de fase waar ze horen, in de geldende versie en vindbaar voor het hele team.
Inzage voor de klant
Als u dat wilt, volgt de klant de voortgang via een eigen login, keurt hij tussenstappen goed en vindt hij de documenten die voor hem bestemd zijn.
■Project aangemaakt vanuit de goedgekeurde offerte
■Tijdsbalk, lijst en bordweergave van hetzelfde project
■Meerwerken met goedkeuring door de klant
■Marge per project op basis van uren, aankopen en facturen
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Interieurbouwer met maatwerkprojecten
Meerwerken geregistreerd en aangerekend in plaats van weggegeven
- Uitdaging
- Een interieurbouwer voerde tegelijk meerdere projecten uit, elk met ontwerp, productie en plaatsing. Wijzigingen op vraag van de klant werden mondeling afgesproken op de werf. Bij de eindafrekening wist niemand nog precies wat extra was, en de marge smolt weg.
- Aanpak
- Wij bouwden projectbeheer met vaste fasen en een budget per fase uit de offerte. Elke wijziging wordt op de gsm vastgelegd als meerwerk en ter goedkeuring naar de klant gestuurd. Uren en aankopen worden op de fase geboekt.
- Resultaat
- Meerwerken staan op papier voor ze uitgevoerd worden en komen op de factuur. De zaakvoerder ziet tijdens de productie of een project binnen budget blijft en kan ingrijpen voor de plaatsing begint.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wanneer is standaard projectsoftware niet meer voldoende?
Wanneer ze los blijft staan van uw offertes, uren en facturen, of wanneer uw manier van werken er niet in past. Dan ontstaat dubbel werk en raakt de planning verouderd. Op dat moment loont het om projectbeheer te laten bouwen of te koppelen rond uw eigen proces. Dat is niet duurder dan een pakket met een bedrag per projectleider, en u beslist wat er later verandert.
Hoe weet ik tijdens een project of ik nog winst maak?
Door budget en werkelijkheid voortdurend naast elkaar te leggen. Dat lukt alleen als uren, aankopen en onderaanneming op het project geboekt worden op het moment dat ze gebeuren. Wij zorgen dat die gegevens automatisch samenkomen, zodat u niet op de nacalculatie hoeft te wachten.
Kan projectbeheer gekoppeld worden met onze boekhouding?
Ja. Facturen en aankoopfacturen krijgen een projectcode en stromen door naar het boekhoudpakket, of omgekeerd worden geboekte kosten opgehaald. Zo steunt de projectmarge op dezelfde cijfers als uw boekhouding en hoeft uw boekhouder niets dubbel in te geven.
Ook in Projecten & diensten
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?