Onkostenbeheer
Bonnetjes, kilometers en voorschotten verwerkt zonder papieren enveloppes en rekenbladen.
Een kasticket hoort niet drie maanden in een handschoenkastje
Onkosten zijn kleine bedragen met veel gedoe. Medewerkers verzamelen tickets, vullen aan het einde van de maand een rekenblad in en nieten alles samen. De leidinggevende tekent zonder te kijken, de boekhouding tikt over en vraagt ontbrekende bewijsstukken op. Wij bouwen een onkostenflow waarin de medewerker het ticket fotografeert op het moment zelf, de juiste persoon goedkeurt en de boeking met bewijsstuk doorstroomt naar uw boekhouding.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Ingediend op het moment zelf
Een foto van het ticket volstaat. Datum, bedrag en handelaar worden herkend en de medewerker kiest enkel nog de kostensoort en het project.
02
Goedkeuring met inzicht
De goedkeurder ziet het ticket, de toelichting en uw interne regels naast elkaar. Afwijkingen vallen op, routinekosten gaan vlot door.
03
Elke kost bij het juiste project
Onkosten worden toegewezen aan klant, werf of afdeling. Wat doorgerekend mag worden, komt op de volgende factuur terecht in plaats van vergeten te worden.
Wat de software doet
01Indienen
Ticketherkenning via OCR
De app leest de gegevens van het bonnetje en vult de onkost in. De medewerker controleert, vult aan en dient in, ook wanneer hij onderweg is.
Kilometers en dagvergoedingen
Verplaatsingen worden ingegeven met vertrek, bestemming en reden. De vergoeding wordt berekend volgens de tarieven die u in overleg met uw boekhouder instelt.
02Controleren en goedkeuren
Interne regels ingebouwd
Plafonds per kostensoort, verplichte toelichting of een dubbele goedkeuring boven een bepaald bedrag: uw beleid wordt automatisch toegepast.
Dubbels en ontbrekende stukken
Een ticket dat twee keer ingediend wordt of een onkost zonder bewijsstuk wordt gesignaleerd voor de goedkeurder er tijd aan besteedt.
03Afhandelen
Terugbetaling en bedrijfskaart
Goedgekeurde onkosten worden gebundeld in een betaalbestand. Uitgaven met een bedrijfskaart worden vergeleken met de ingediende tickets.
Doorboeking met bewijsstuk
Elke onkost gaat met kostenrekening, btw-behandeling en de foto van het ticket naar de boekhouding, klaar voor nazicht door uw boekhouder.
■Mobiele invoer met herkenning van tickets
■Goedkeuringsflow per leidinggevende of project
■Betaalbestand voor terugbetaling aan medewerkers
■Doorrekening van projectkosten aan de klant
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Consultancybureau met reizende adviseurs
Onkosten bij klanten belanden op de factuur in plaats van in een lade
- Uitdaging
- Een consultancybureau liet adviseurs maandelijks een onkostennota in een rekenblad opmaken. Verplaatsingen en hotelkosten bij klanten mochten doorgerekend worden, maar kwamen vaak te laat binnen, nadat de factuur voor die maand al vertrokken was.
- Aanpak
- Wij bouwden een mobiele onkostenmodule die gekoppeld is aan de projecten uit hun urenregistratie. Elke onkost krijgt bij het indienen een project en een aanduiding of ze doorrekenbaar is. De projectleider keurt wekelijks goed.
- Resultaat
- Doorrekenbare kosten staan klaar wanneer de maandfactuur opgemaakt wordt. De adviseurs worden sneller terugbetaald en het bureau legt aan klanten per kost een bewijsstuk voor wanneer daarom gevraagd wordt.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Mag ik papieren bonnetjes weggooien na het fotograferen?
Dat hangt af van de regels rond het bewaren van boekhoudkundige stukken en van de manier waarop de digitale kopie bewaard wordt. Wij zorgen voor een leesbare, onveranderbare opslag met datum en indiener. Of u het papieren origineel mag vernietigen, bespreekt u best met uw boekhouder.
Hoe gaat de software om met btw op onkosten?
De btw-behandeling verschilt per kostensoort en is niet altijd volledig aftrekbaar. Wij leggen per kostensoort een standaardbehandeling vast die uw boekhouder aanlevert en nakijkt. De medewerker kiest enkel de soort kost, het systeem past de bijhorende regel toe bij de doorboeking.
Is dit de moeite voor een bedrijf met weinig medewerkers?
Het antwoord hangt minder af van het aantal medewerkers dan van het aantal tickets en van de vraag of u kosten doorrekent aan klanten. Wie veel onderweg is of projectkosten factureert, wint snel aan overzicht. Omdat er geen licentie per gebruiker is, dient elke medewerker tickets in zonder dat uw rekening meegroeit.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?