Debiteurenbeheer
Weet op elk moment wie u wat verschuldigd is en wat de volgende stap is per klant.
Uw openstaande klanten zijn geen lijst maar een dossier
De ouderdomsbalans vertelt hoeveel er openstaat, niet waarom. Is de factuur betwist? Beloofde de klant te betalen na de volgende levering? Belde iemand al? Die kennis zit in mailboxen en hoofden. Ondertussen levert de verkoop gewoon verder aan een klant die al lang niet meer betaalt. Wij bouwen debiteurenbeheer dat openstaande posten, afspraken, betwistingen en kredietlimieten samenbrengt, zodat iedereen in uw bedrijf hetzelfde beeld heeft.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Context bij elk bedrag
Bij elke openstaande factuur staan de contacten, beloftes en betwistingen genoteerd. Wie de klant aan de lijn krijgt, weet wat er al gezegd is.
02
Verkoop ziet het risico
Bij een nieuwe order toont het systeem de openstaande schuld en de afgesproken limiet. Uw verkoper beslist met kennis van zaken of er eerst gebeld wordt.
03
Prioriteit in plaats van volume
De werklijst zet bovenaan wat vandaag aandacht vraagt: grote bedragen, verbroken beloftes, klanten met een verslechterend betaalgedrag.
Wat de software doet
01Klantbeeld
Financiële klantfiche
Openstaand saldo, vervallen bedrag, gemiddeld betaalgedrag en lopende afspraken staan samen op één scherm, gevoed vanuit uw boekhouding.
Kredietlimiet en blokkering
U stelt per klant een limiet in. Bij overschrijding volgt een waarschuwing of een blokkering van nieuwe orders tot een verantwoordelijke ze vrijgeeft.
02Dossieropvolging
Betwistingen registreren
Een betwiste factuur krijgt een reden en een verantwoordelijke en valt tijdelijk uit de aanmaningen, tot het geschil intern is opgelost.
Betaalafspraken en plannen
Een afbetalingsplan wordt vastgelegd met vervaldagen per schijf. Het systeem bewaakt elke schijf en meldt wanneer een afspraak niet nagekomen wordt.
03Sturing
Evolutie van de openstaande post
U volgt hoe het vervallen saldo evolueert per klantgroep, vertegenwoordiger of sector en ziet waar het betaalgedrag begint te verschuiven.
Overdracht naar inning
Dossiers die intern uitgeput zijn, worden met alle stukken en de volledige contacthistoriek gebundeld voor uw advocaat of incassopartner.
■Ouderdomsbalans met notities en afspraken per factuur
■Kredietlimiet met waarschuwing of orderblokkering
■Afbetalingsplannen met bewaking per schijf
■Dossierbundel voor externe inning
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Bouwmaterialenhandel
Orders en openstaande schuld eindelijk in hetzelfde scherm
- Uitdaging
- Een bouwmaterialenhandel leverde op rekening aan aannemers. De toonbank zag niet wat een klant nog verschuldigd was, want dat zat in de boekhouding. Enkele aannemers bouwden een grote schuld op terwijl ze dagelijks materiaal bleven afhalen.
- Aanpak
- Wij koppelden de openstaande posten uit de boekhouding aan het verkoopscherm en voegden kredietlimieten toe. De boekhoudster houdt per klant bij wat er afgesproken is. Bij een overschreden limiet krijgt de toonbank een melding.
- Resultaat
- De toonbankmedewerker spreekt de klant aan op het moment dat hij voor hem staat. Achterstallen worden vroeger opgemerkt en besproken, en de zaakvoerder beslist zelf over uitzonderingen in plaats van ze achteraf te ontdekken.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer en aanmaningen versturen?
Aanmaningen zijn één onderdeel. Debiteurenbeheer gaat breder: het risico per klant inschatten, limieten bewaken, betwistingen oplossen, afspraken vastleggen en beslissen wanneer een dossier uit handen gegeven wordt. Het doel is dat een achterstand niet ontstaat, en niet enkel dat ze achteraf ingevorderd wordt.
Kan ik orders laten blokkeren bij slechte betalers?
Ja. U bepaalt zelf de regel: een harde blokkering, een waarschuwing of een goedkeuring door een verantwoordelijke. Wij raden meestal een trapsgewijze aanpak aan, zodat een trouwe klant met één vergeten factuur niet op dezelfde manier behandeld wordt als een structurele wanbetaler. Zo’n regel op maat laten bouwen is niet duurder dan een pakket dat u per gebruiker aanrekent.
Werkt dit samen met mijn boekhoudpakket?
De openstaande posten blijven in uw boekhouding staan, daar verandert niets aan. Wij lezen ze op regelmatige tijdstippen uit en verrijken ze met de opvolggegevens. Betalingen die geboekt worden, verdwijnen vanzelf uit de werklijst. Uw boekhouder merkt er niets van, behalve dat er minder vragen komen.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?