Facturatiesoftware
Facturen die vertrekken zodra het werk klaar is, correct en in het juiste formaat.
Geleverd vandaag, gefactureerd vandaag
Factureren schuift in veel bedrijven naar het einde van de maand. Werkbonnen liggen nog in de bestelwagen, prijzen moeten opgezocht worden en de zaakvoerder maakt de facturen 's avonds zelf op. Elke dag uitstel is een dag later betaald. Wij bouwen facturatie die vertrekt vanuit wat u al vastlegde: een aanvaarde offerte, een afgetekende werkbon of een uitgeleverde order. De factuur staat klaar en moet enkel nog nagekeken worden.
Waarom kmo’s hiervoor bij ons aankloppen
01
Niets blijft ongefactureerd
Elke prestatie of levering die nog niet aangerekend is, staat in een overzicht. Meerwerk en kleine interventies glippen niet langer tussen de plooien.
02
Juiste prijs zonder zoekwerk
Klantafspraken, kortingen en btw-tarieven worden toegepast volgens de regels die u instelt. Uw medewerker hoeft geen prijslijsten of oude facturen te doorzoeken.
03
Een agent bereidt voor, u keurt goed
Een AI-agent zet uit werkbonnen en orders de conceptfacturen klaar en markeert wat afwijkt. Er vertrekt niets zonder het akkoord van uw medewerker.
Wat de software doet
01Opmaak en inhoud
Factuur vanuit brondocument
Lijnen, hoeveelheden en prijzen worden overgenomen uit offerte, order of werkbon. Aanpassen blijft mogelijk, met een spoor van wie wat wijzigde.
Deel- en voorschotfacturen
Voorschotten, vorderingsstaten en een eindafrekening worden correct met elkaar verrekend, zodat het saldo op de laatste factuur klopt met de overeenkomst.
02Versturen en opvolgen
Verzending per kanaal
Per klant bepaalt u het kanaal: e-mail met pdf, klantenportaal of post. Het systeem toont welke facturen vertrokken zijn en welke nog op nazicht wachten.
Creditnota's met verwijzing
Een creditnota verwijst naar de oorspronkelijke factuur en neemt de lijnen over. De openstaande post wordt meteen bijgewerkt in het klantoverzicht.
03Aansluiting op de rest
Doorboeking naar boekhouding
Elke factuur gaat met rekening, btw-code en bijlage naar uw boekhoudpakket, zodat verkoopdagboek en facturatie altijd hetzelfde bedrag tonen.
Controle van klantgegevens
Ondernemingsnummer en btw-status worden nagekeken via KBO en VIES bij het aanmaken van een klant, voor de eerste factuur vertrekt.
■Conceptfacturen klaargezet door een AI-agent
■Voorschotten, vorderingsstaten en eindafrekening
■Meertalige lay-outs per klant of per vestiging
■Doorlopende nummering per dagboek met controle
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Installatiebedrijf met servicedienst
Interventies worden aangerekend op de dag dat de technieker ze afsluit
- Uitdaging
- Een installatiebedrijf liet techniekers papieren werkbonnen invullen. Die kwamen met vertraging op kantoor toe, vaak onleesbaar of onvolledig. Het factureren van kleine herstellingen liep weken achter en sommige interventies werden nooit aangerekend.
- Aanpak
- Wij bouwden een digitale werkbon die de technieker op de werf afsluit, met gebruikte materialen en gepresteerde tijd. Daaruit ontstaat een conceptfactuur met de tarieven uit het onderhoudscontract van die klant.
- Resultaat
- De binnendienst keurt concepten goed in plaats van bonnen te ontcijferen. Facturen vertrekken kort na de interventie, en het overzicht van niet-aangerekend werk is leeg in plaats van een stapel papier.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe dringend is dit voor uw bedrijf?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over hoe u dit vandaag aanpakt. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Geen haast.
Uw huidige aanpak volstaat voorlopig. Houd in het oog wanneer het aantal gebruikers of het volume stijgt: dat is meestal het moment waarop het begint te wringen. Vragen mag altijd.
Het begint te wringen.
De huidige werkwijze houdt stand, maar kost meer moeite dan nodig. Vaak volstaat een gerichte verbetering of een koppeling, zonder alles te vervangen. Wij denken graag mee over de kleinste stap met het meeste effect.
Dit verdient prioriteit.
Veel mensen, veel handwerk en systemen die niet met elkaar praten: dat is waar software het verschil maakt. Bezorg ons uw antwoorden en we bekijken samen wat er nodig is.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan ik factureren vanuit mijn bestaande planning of orderprogramma?
Ja. Wij halen de gegevens op waar ze al bestaan: uw planning, uw orderbeheer, uw urenregistratie. Is er geen koppelpunt aanwezig, dan zoeken wij een andere weg, zoals een export of een rechtstreekse databankkoppeling. De analyse wijst uit welke aanpak voor uw systemen haalbaar is. En omdat wij zonder licentie per gebruiker werken, mag elke collega die factureert gewoon meedoen.
Kan een AI-agent mijn facturen voorbereiden zonder dat ik de controle verlies?
Ja. De agent leest afgesloten werkbonnen en uitgeleverde orders, zoekt de prijsafspraken van de klant op en zet een conceptfactuur klaar. Wat afwijkt van het gewone patroon, zoals een ongewoon bedrag of een ontbrekende bestelreferentie, krijgt een markering. Een medewerker keurt goed voor de factuur vertrekt, en elke handeling van de agent blijft na te lezen in een logboek.
Wat met facturen die afwijken van de standaard?
Die blijven mogelijk. Een lijn toevoegen, een omschrijving herschrijven of een uitzonderlijke korting geven kan altijd voor de factuur definitief wordt. Wij leggen wel vast wie zulke afwijkingen mag doen, zodat u achteraf kunt nagaan waarom een bedrag anders was dan verwacht.
Benieuwd wat dit voor uw kmo kan betekenen?