Software voor hotels
Receptie, housekeeping, technische dienst en boekhouding spreken dezelfde taal.
De gast ziet één hotel, uw systemen moeten dat ook zijn
Een hotel draait op overdrachten. De receptie moet weten welke kamers schoon zijn, housekeeping wie vroeg aankomt, de technische dienst welke douche lekt en de boekhouding welk bedrijf de factuur krijgt. In veel hotels gaat dat via walkietalkies, briefjes en een gedeeld rekenblad naast het reservatiesysteem. Wij bouwen de schakels tussen die diensten en koppelen ze aan de systemen die u al gebruikt, zodat informatie maar één keer ingegeven wordt.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Bezetting verandert per uur
Late annuleringen, verlengingen en vroege aankomsten gooien de planning van de schoonmaak voortdurend om. Die wijzigingen moeten meteen bij de juiste ploeg aankomen.
02
Zakelijke gasten willen juiste facturen
Bedrijven verwachten een factuur op naam van de firma, met referentie en via het juiste kanaal. Achteraf corrigeren kost de receptie veel tijd.
03
Een defect is een slechte beoordeling
Een gemelde storing die niet opgevolgd wordt, treft de volgende gast opnieuw. Meldingen moeten een eigenaar en een status hebben tot ze opgelost zijn.
Bouwstenen voor uw sector
01Kamers en housekeeping
Schoonmaaklijst per ploeg
Vertrekken, blijvers en aankomsten bepalen de volgorde. Elke medewerker ziet zijn kamers op een toestel en meldt een kamer af zodra ze klaar is.
Kamerstatus bij de receptie
Zodra een kamer vrijgegeven is, weet de receptie het. Gasten die vroeg aankomen, hoeven niet te wachten op een telefoontje naar de verdieping.
02Onderhoud en meldingen
Storingen melden met foto
Housekeeping of receptie maakt een melding per kamer. De technische dienst krijgt een takenlijst op prioriteit en sluit elke taak af met een korte nota.
Periodieke controles
Terugkerende taken zoals het nazicht van installaties en veiligheidsmateriaal worden ingepland en afgetekend, zodat u de uitvoering kunt aantonen.
03Facturatie en rapportage
Facturen voor zakelijke gasten
Verblijven van zakelijke gasten worden op het juiste bedrijf gefactureerd, met het btw-nummer en de bestelreferentie die de klant vraagt.
Cijfers over afdelingen heen
Logies, ontbijt, bar en zaalverhuur komen samen in één rapport. U vergelijkt periodes zonder exports uit verschillende systemen te moeten samenvoegen.
■Koppeling met reservatiesysteem via API waar beschikbaar
■Verloren voorwerpen geregistreerd per kamer en datum
■Groepsboekingen en seminaries met eigen dossier
■Dagelijkse omzet automatisch naar de boekhouding
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Stadshotel met vergaderzalen
Housekeeping en receptie werken met dezelfde actuele kamerlijst
- Uitdaging
- Een stadshotel drukte elke ochtend een kamerlijst af voor de schoonmaakploeg. Wijzigingen in de loop van de dag werden doorgebeld. Gasten die vroeg aankwamen, wachtten in de lobby terwijl hun kamer al een tijd klaar was, omdat niemand het had doorgegeven.
- Aanpak
- Wij bouwden een toepassing voor housekeeping die de aankomsten en vertrekken uit het reservatiesysteem leest. De ploeg werkt op smartphones, meldt kamers af en signaleert defecten. De receptie volgt de status op haar eigen scherm.
- Resultaat
- De receptie geeft kamers vrij zodra ze schoon zijn en de schoonmaakploeg begint met de kamers die het eerst nodig zijn. Defecten komen rechtstreeks bij de technische dienst terecht en blijven zichtbaar tot ze hersteld zijn.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan ik extra software koppelen aan mijn bestaande hotelreservatiesysteem?
Vaak wel. De meeste reservatiesystemen bieden een API of exports aan voor aankomsten, vertrekken en kamerstatussen. Wij onderzoeken wat uw systeem toelaat en bouwen daarrond. U behoudt wat goed werkt en vult aan waar uw medewerkers vandaag nog met lijsten en telefoontjes werken. Die aanvulling kunt u zelf hosten of in een private cloud onderbrengen, zodat gastgegevens in uw handen blijven.
Hoe factureer ik hotelverblijven correct aan bedrijven?
Leg bij de reservatie al vast welk bedrijf betaalt, met btw-nummer en referentie. Bij vertrek wordt de factuur dan zonder extra vragen opgemaakt. Een AI-agent kan de boekingsmail van het bedrijf uitlezen en die gegevens al invullen; uw receptie kijkt ze na voor de factuur naar de klant vertrekt.
Hoe organiseer ik de schoonmaakplanning in een klein hotel?
Vertrek van de aankomsten en vertrekken van de dag en bepaal daarmee de volgorde. Een eenvoudige app op de smartphone van de ploeg volstaat om die lijst actueel te houden en kamers af te melden. Dat spaart rondlopen en bellen uit, ook met een beperkt team.
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.