Software voor apotheken
Meer tijd aan de toonbank door minder administratie in de backoffice.
Wat uw apotheeksoftware niet doet, lossen wij op
Uw apotheekpakket regelt de aflevering van geneesmiddelen. Maar daarrond groeit een tweede administratie: stapels facturen van groothandels en labo's, wachtdiensten en uurroosters, bestellingen via mail en telefoon, magistrale bereidingen die opgevolgd moeten worden en cijfers die u voor de boekhouder samenzoekt. Wij bouwen de stukken die ontbreken en koppelen ze waar het technisch en wettelijk kan aan wat u al gebruikt.
Wat wij in uw sector oplossen
01
De backoffice slokt avonden op
Leverbonnen vergelijken met facturen, creditnota's opvolgen en alles aan de boekhouder bezorgen gebeurt vaak na sluitingstijd, door de apotheker zelf.
02
Gevoelige gegevens vragen zorg
Gezondheidsgegevens horen niet in gewone mailboxen of losse rekenbladen. Elke toepassing rond de apotheek moet doordacht omgaan met toegang en bewaring.
03
Meerdere vestigingen, geen overzicht
Wie twee of meer apotheken uitbaat, vergelijkt cijfers nu met de hand. Voorraad die in de ene vestiging blijft liggen, wordt in de andere bijbesteld.
Bouwstenen voor uw sector
01Aankoop en boekhouding
Facturen automatisch verwerken
Inkomende facturen worden door een AI-agent uitgelezen, vergeleken met de leveringen van uw groothandel en klaargezet voor uw boekhouder, met afwijkingen duidelijk gemarkeerd.
Creditnota's en retours opvolgen
Teruggestuurde of vervallen producten krijgen een opvolgdossier tot de creditnota binnen is. Niets blijft hangen omdat iemand het vergat na te vragen.
02Team en organisatie
Uurrooster en wachtdienst
De planning houdt rekening met wie bevoegd is, met verlof en met de wachtbeurten. Medewerkers raadplegen hun rooster op hun eigen toestel.
Procedures en registraties
Temperatuurcontroles, kwaliteitsprocedures en interne afspraken worden digitaal bijgehouden met datum en naam, in plaats van in ringmappen achteraan.
03Klant en bestelling
Afhaalbestellingen stroomlijnen
Reservaties voor parafarmacie of bestelde producten komen in één lijst terecht, met een bericht naar de klant wanneer het pakket klaarligt.
Opvolging van bereidingen
Aangevraagde bereidingen krijgen een status van aanvraag tot afhaling, zodat het hele team weet wat nog gemaakt moet worden en wat wacht op de klant.
■Toegang per rol en logging van elke raadpleging
■Cijfers van meerdere vestigingen naast elkaar
■Hosting op eigen servers in België mogelijk
■Export voor de boekhouder in het afgesproken formaat
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Apotheker met twee vestigingen
Facturen van groothandels verwerkt zonder avondwerk
- Uitdaging
- Een apotheker met twee vestigingen ontving dagelijks facturen en creditnota's van meerdere groothandels. De controle tegenover de leverbonnen gebeurde met de hand en de boekhouder kreeg de stukken in bundels, vaak met ontbrekende documenten.
- Aanpak
- Wij bouwden een verwerkingsstroom die alle inkomende facturen verzamelt, per vestiging toewijst en vergelijkt met de geregistreerde leveringen. Enkel afwijkingen vragen nog een menselijke blik. De goedgekeurde stukken gaan automatisch door naar de boekhouding.
- Resultaat
- De apotheker kijkt enkel nog naar wat niet klopt. De boekhouder ontvangt volledige en correct toegewezen stukken en openstaande creditnota's zijn in één lijst opvolgbaar.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Kan er software gekoppeld worden aan mijn bestaande apotheekpakket?
Dat hangt af van wat uw pakket toelaat. Sommige bieden een export of een API aan, andere zijn gesloten. Tijdens de analyse gaan wij na welke gegevens beschikbaar zijn en binnen welke regels. Is een koppeling niet mogelijk, dan bouwen wij rond het pakket in plaats van erin.
Hoe ga ik als apotheek veilig om met klantgegevens in extra software?
Door van bij het ontwerp te beperken wat bewaard wordt en wie het mag zien. Wij werken met toegangsrechten per rol, versleutelde opslag en een logboek. Voor de precieze verplichtingen rond gezondheidsgegevens raden wij aan om ook uw beroepsorganisatie en de officiële bronnen te raadplegen.
Welke administratie in een apotheek kan geautomatiseerd worden?
Vooral het werk dat niets met de aflevering zelf te maken heeft: verwerking van aankoopfacturen, opvolging van creditnota's, uurroosters, interne registraties en rapportage over vestigingen heen. Dat zijn taken waar veel overtypwerk in zit en die goed in regels te vatten zijn.
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.