Klantonboarding
Van getekend akkoord tot eerste levering: elke stap, elk document en elke toegang op schema.
Een nieuwe klant begint niet met een stapel formulieren
De handtekening staat er, en dan begint het heen-en-weer: een klantenfiche als invulbaar document, een mail om het btw-nummer te vragen, nog een mail voor het factuuradres, een derde voor de contactpersoon van de boekhouding. Intern weet de planning niet dat er een klant bijgekomen is. De eerste weken bepalen hoe een klant over u denkt. Wij bouwen een onboardingflow die de klant stap voor stap begeleidt, gegevens controleert en uw eigen teams tegelijk aan het werk zet.
Wat automatiseren hier oplevert
01
Eén verzoek in plaats van tien
De klant vult alles in via één beveiligde pagina, op zijn tempo, en ziet zelf wat nog ontbreekt. U hoeft niet meer achter stukken aan te mailen.
02
Correcte gegevens vanaf dag één
Ondernemingsnummer, btw-status en adressen worden gecontroleerd bij invoer, zodat de eerste factuur niet terugkomt wegens een fout.
03
Interne taken starten vanzelf
Boekhouding, planning en support krijgen elk hun taak op het moment dat ze die kunnen uitvoeren, zonder dat een verkoper alles moet doormailen.
Zo loopt het proces
01Gegevens verzamelen
Geleide intakepagina
Een formulier dat zich aanpast aan het type klant: een eenmanszaak krijgt andere vragen dan een vennootschap met meerdere vestigingen.
Controle tegen officiële bronnen
Bedrijfsgegevens worden vergeleken met de KBO en het btw-nummer met VIES. Afwijkingen worden gemeld voor de fiche aangemaakt wordt.
02Documenten en akkoorden
Contract digitaal ondertekenen
Overeenkomst, algemene voorwaarden en eventuele mandaten worden online getekend en automatisch bij het klantdossier bewaard.
Opladen van gevraagde stukken
Attesten, plannen of volmachten laadt de klant zelf op. Het systeem herinnert hem aan wat ontbreekt en verwittigt u wanneer het dossier volledig is.
03Klaarzetten en opstarten
Klantfiche in al uw systemen
De goedgekeurde gegevens worden doorgezet naar boekhouding, orderbeheer en CRM, zodat de klant overal dezelfde naam en hetzelfde nummer heeft.
Toegang en welkomstinformatie
De klant ontvangt zijn login voor het portaal, zijn contactpersonen en een duidelijk overzicht van wat er de komende dagen gebeurt.
■Intakeformulier met voorwaardelijke vragen
■KBO- en VIES-controle bij invoer
■Voortgang per klant zichtbaar voor elk team
■Automatische herinnering bij ontbrekende stukken
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Schoonmaakbedrijf voor kantoren
Nieuwe contracten operationeel zonder mailketting
- Uitdaging
- Een schoonmaakbedrijf voor kantoren startte elk nieuw contract met een reeks mails over sleutels, toegangscodes, contactpersonen en facturatiegegevens. Informatie zat verspreid over mailboxen, en ploegbazen vertrokken soms zonder de juiste instructies.
- Aanpak
- Wij bouwden een onboardingpagina waar de klant per gebouw de praktische gegevens ingeeft en het contract tekent. Bij een volledig dossier ontstaan automatisch de klantfiche, de taak voor de planner en de instructiefiche voor de ploeg.
- Resultaat
- Een nieuw contract volgt nu altijd hetzelfde pad. De planner beschikt over alle praktische informatie voor de eerste beurt, en de administratie factureert meteen met de juiste gegevens.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe vlot loopt dit proces bij u?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over handwerk, opvolging en schaalbaarheid. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
Dit proces loopt.
Weinig handwerk, duidelijke opvolging: hier hoeft u niet in te grijpen. Kijk gerust naar een ander proces, of leg ons voor waar het elders hapert.
Het werkt, maar het schuurt.
Het proces komt rond dankzij de aandacht van uw mensen. Enkele stappen automatiseren en één overzicht maken haalt de druk eraf. Wij bekijken graag welke stappen dat zijn.
Dit proces is een rem.
Veel handwerk, onduidelijke opvolging en geen ruimte om te groeien. Dit is een proces waar automatisering snel zichtbaar wordt. Bezorg ons uw antwoorden en we tekenen samen uit hoe het kan lopen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Wat hoort er allemaal bij een goede klantonboarding?
Minstens vier zaken: correcte bedrijfs- en facturatiegegevens, getekende afspraken, de praktische informatie die uw team nodig heeft om te starten, en een duidelijke eerste communicatie naar de klant. Welke stappen daar voor uw bedrijf bijkomen, bepalen wij samen in de analyse, op basis van waar het vandaag misloopt bij nieuwe klanten.
Kunnen verschillende soorten klanten een ander traject volgen?
Ja. Een particulier, een kleine onderneming en een klant met meerdere vestigingen hebben andere gegevens en andere documenten nodig. De flow kiest het juiste traject op basis van de eerste antwoorden, zodat niemand vragen krijgt die niet op hem van toepassing zijn.
Hoe zit het met de bescherming van de gegevens die klanten opladen?
De intakepagina is beveiligd en enkel toegankelijk via een persoonlijke link. Documenten worden versleuteld bewaard en alleen medewerkers met de juiste rol kunnen ze inzien. Wij leggen samen met u bewaartermijnen vast en loggen wie wat geraadpleegd heeft, zodat u dit kunt verantwoorden binnen uw GDPR-verplichtingen. Waar die stukken staan, kiest u: zelf hosten of een private cloud.
Dit proces automatiseren in uw bedrijf?