Software voor facilitaire diensten
Meldingen, onderhoud en onderaannemers voor al uw gebouwen in één opvolging.
Een lekkende kraan mag geen zeven mails kosten
Een facilitair dienstverlener is het aanspreekpunt voor alles wat in een gebouw stuk kan gaan of geregeld moet worden. Gebruikers melden via telefoon, mail of aan de receptie. Een deel lost de eigen technische ploeg op, de rest gaat naar een liftfirma, een koeltechnieker of een tuinonderhoudsbedrijf. Wie volgt op of het hersteld is, en wat rapporteert u aan de eigenaar? Wij bouwen software die elke melding van intake tot afsluiting volgt, over gebouwen en onderaannemers heen.
Wat wij in uw sector oplossen
01
Eén loket voor meldingen
Gebruikers van het gebouw melden via een QR-code of een portaal. Elke melding krijgt een locatie, een categorie en een verantwoordelijke.
02
Onderaannemers in dezelfde flow
Een opdracht aan een externe firma blijft zichtbaar tot ze is uitgevoerd en afgetekend. Wat blijft liggen, komt bovendrijven.
03
Rapportering aan de opdrachtgever
Per gebouw toont u hoeveel meldingen binnenkwamen, hoe snel ze werden opgelost en wat het onderhoud heeft gekost.
Bouwstenen voor uw sector
01Meldingen en interventies
Intake met de juiste vragen
De melder kiest ruimte en soort probleem en voegt een foto toe. De technieker weet voor hij vertrekt wat hij moet meenemen.
Toewijzing volgens afspraken
Regels bepalen wie een melding krijgt: eigen ploeg of vaste onderaannemer per techniek en gebouw, met een termijn volgens de dringendheid.
02Gebouw en onderhoud
Installaties per gebouw
Verwarming, ventilatie, liften en brandbeveiliging staan in een register met documenten, onderhoudscontract en historiek van interventies.
Preventief onderhoud en keuringen
Periodieke beurten en keuringen worden vooruit gepland. Attesten en verslagen worden bij de installatie bewaard en zijn opvraagbaar.
03Leveranciers en kosten
Opdrachten aan onderaannemers
De externe firma krijgt een opdracht met alle gegevens en meldt uitvoering terug via een link, zonder eigen account of opleiding.
Kosten per gebouw en contract
Uren, materiaal en facturen van onderaannemers worden op het gebouw geboekt en volgens het contract doorgerekend of binnen het forfait gehouden.
■Meldingen via QR-code per ruimte of installatie
■Onderhoudskalender met keuringen en attesten
■Opvolging van onderaannemers tot aftekening
■Rapport per gebouw voor eigenaar of huurder
In de praktijk
Voorbeeldscenario
Facilitair bedrijf voor kantoorgebouwen
Eén opvolglijst voor eigen technici en externe firma’s
- Uitdaging
- Een facilitair bedrijf beheerde een tiental kantoorgebouwen. Meldingen kwamen binnen via een gedeelde mailbox. Wat naar een onderaannemer werd doorgestuurd, verdween uit beeld. Huurders meldden hetzelfde probleem meerdere keren omdat niemand hen iets liet weten.
- Aanpak
- Wij bouwden een meldingssysteem met QR-codes in de gebouwen. Elke melding wordt toegewezen aan de eigen ploeg of aan de vaste onderaannemer voor die techniek. De melder krijgt automatisch bericht bij elke statuswijziging, en opdrachten zonder terugmelding komen op een rappellijst.
- Resultaat
- Dubbele meldingen zijn sterk afgenomen omdat huurders weten dat er iets mee gebeurt. De coördinator volgt alle openstaande opdrachten op één scherm en kan de eigenaar per gebouw een onderbouwd rapport bezorgen.
Drie vaste afspraken
Bij elk project
U kiest waar het draait
Zelf hosten op uw eigen server of in een private cloud. Uw gegevens blijven onder uw controle, niet op een gedeeld platform.
Maatwerk is niet duurder
Software op maat kost bij ons niet meer dan standaardsoftware. Geen licentie per gebruiker, en u betaalt niet voor functies die u nooit opent.
U bent baas over het eindproduct
Wat we bouwen, is van u. U beslist wat er verandert en wanneer, zonder te wachten op de planning van een softwareleverancier.
Hoe digitaal werkt uw bedrijf vandaag?
Zelfevaluatie · 5 vragen
Vijf vragen over planning, facturatie en overzicht in uw sector. Het resultaat kunt u meteen met ons bespreken.
U staat er goed voor.
Planning, facturatie en cijfers hangen bij u al aan elkaar. Winst zit nog in details: een extra koppeling, een rapport dat zichzelf maakt. Leg ons gerust voor waar u nog tijd verliest.
Halfweg gedigitaliseerd.
Delen van uw bedrijf lopen digitaal, maar ertussen zit nog handwerk. Daar gaan uren en informatie verloren. Wij bekijken graag met u welke schakel eerst aan de beurt is.
Hier valt veel te winnen.
Papier, overtypen en kennis die in hoofden zit: uw bedrijf draait op inzet in plaats van op systemen. Software die uw sector begrijpt, geeft u overzicht en rust. Bezorg ons uw antwoorden en we tonen waar te beginnen.
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord
Hoe volg ik meldingen op wanneer ik met veel onderaannemers werk?
Door de onderaannemer in dezelfde opvolging te brengen als uw eigen ploeg. Hij ontvangt de opdracht met alle details en meldt via een eenvoudige link wanneer hij komt en wat hij gedaan heeft. U ziet per firma wat openstaat en hoe lang al, zonder afzonderlijke lijsten of mailverkeer.
Kan de software helpen bij wettelijke keuringen van installaties?
De software plant terugkerende keuringen, verwittigt tijdig en bewaart verslagen en attesten bij de installatie. Zo kunt u aantonen wat gekeurd is en wanneer. Welke keuringen voor welke installatie verplicht zijn en met welke frequentie, bepaalt u samen met uw keuringsorganisme of preventieadviseur.
Wij doen ook schoonmaak en onthaal. Past dat in hetzelfde systeem?
Ja. Technisch beheer, schoonmaak, onthaal en groenonderhoud zijn verschillende diensten binnen hetzelfde contract per gebouw. Wij bouwen een gemeenschappelijke basis van gebouwen, contracten en meldingen, met per dienst de planning en registratie die erbij past. De klant krijgt één rapport en één factuur. Neemt u later een nieuwe dienst op, dan bepaalt u wat er bijkomt en wanneer; het systeem is uw eigendom.
Ook in Zakelijke diensten
Software die uw sector begrijpt? Laten we praten.