Cloud of on-premise?

Drie modellen in plaats van twee

De tweedeling verbergt een belangrijk onderscheid. Bij een onlinedienst, vaak SaaS genoemd, huurt u toegang tot software die de maker voor al zijn klanten tegelijk op één gedeeld platform beheert. Bij een private cloud draait er in een datacenter een installatie die alleen van u is: geen hardware in huis, en toch zeggenschap over versies en gegevens. Bij on-premise staat alles op uw eigen server in uw gebouw. De laatste twee hebben gemeen dat u de omgeving in handen hebt, en samen heten ze vaak zelf hosten. Weet dus welk van de drie bedoeld wordt wanneer iemand over de cloud spreekt, want de gevolgen voor uw gegevens verschillen sterk.

Beheer, updates en beschikbaarheid

Op een gedeeld platform neemt de leverancier het beheer volledig op: updates, back-ups, beveiliging en capaciteit. Dat is gemakkelijk, maar updates komen wanneer hij beslist, ook als een scherm daardoor verandert midden in een drukke periode. In een private cloud of op uw eigen server bepaalt u het tijdstip, maar moet iemand het werk ook doen. Dat kan een eigen medewerker zijn, uw IT-partner of wij, als u het beheer aan ons toevertrouwt. Qua beschikbaarheid hangt elke cloud af van uw internetverbinding. Een lokale server werkt intern door bij een internetstoring, maar is kwetsbaar voor stroompanne, brand en diefstal.

Kosten: per gebruiker of per omgeving

Een gedeeld platform werkt met terugkerende bedragen, meestal per gebruiker. U start vlot, maar de optelsom stijgt met elke collega die erbij komt. Bij zelf hosten betaalt u voor de omgeving, niet per hoofd. In een private cloud is dat de huur van rekenkracht en opslag. Op een eigen server komen daar posten bij die vaak vergeten worden: het toestel zelf, stroom, vervanging na enkele jaren en de uren van wie het beheert. Bij software op maat komt daar geen licentie per gebruiker bovenop, zodat een eigen omgeving uw software niet duurder maakt dan een abonnement. Vergelijk over meerdere jaren en tel alle posten mee, ook de eigen werktijd.

Controle, gegevens en afhankelijkheid

Op een gedeeld platform vertrouwt u gegevens toe aan een derde. Ga na in welke regio ze bewaard worden, wie er toegang toe heeft en hoe u ze terugkrijgt bij opzegging. In een private cloud en op uw eigen server liggen die antwoorden bij u: u weet waar de databank staat en wie erbij kan. Daar hoort ook verantwoordelijkheid bij voor beveiliging en voor back-ups buiten het gebouw. Voor persoonsgegevens geldt de GDPR, waar de server ook staat; bespreek de gevolgen met uw juridisch adviseur. Is de software bovendien op maat gebouwd, dan bent u baas over het eindproduct en kan geen leverancier u een nieuwe versie of een stopzetting opleggen.